Vorgangsdialoge

Der Vorgangsdialog selbst öffnet sich, sobald Sie ein Vorgangsobjekt öffnen, das Sie entweder aus der Suchliste ausgewählt haben oder das Sie durch eine der Schaltflächen [Neu] oder [Kopieren] erstellt haben.

Beim Öffnen werden Dokumente entweder bereits im Bearbeiten-Modus geöffnet, oder sie müssen erst über die Schaltfläche [Bearbeiten] in diesen Modus gebracht werden. Diese Voreinstellung kann über den Konfigurationsschlüssel AUTO_EDIT für das gesamte System, also auch für die Stammdatendialoge, gesetzt werden.

Vorgangsdialoge für das Neuerstellen von Dokumenten können meist auch ohne Umweg über den Suchdialog direkt aus dem Hauptmenü von AnSyS SalesData Universal aufgerufen werden. Sehen Sie als Beispiel im Menü „Vorgänge“ den Menüpunkt „Angebot neu“.

Betrachten Sie nun den folgenden Vorgangsdialog für Angebote und richten Sie dabei Ihre Aufmerksamkeit nicht auf die konkreten Inhalte des Dialogs, sondern auf seine Struktur.

Jeder Vorgangsdialog verfügt über ein Menü mit dem Titel „Aktionen“ und im Fuß über einige Schaltflächen, um ausgewählte Aktionen auszuführen.

Die folgenden Schaltflächen sind üblicherweise in allen Vorgangsdialogen enthalten:

SchaltflächeShortcutBeschreibung
Strg+PDas angezeigte Dokument wird gespeichert, zum Drucken vorbereitet und in der Druckvorschau angezeigt.
Strg+EDas angezeigte Dokument wird mit allen Änderungen gespeichert.
ESCDer Vorgangsdialog wird geschlossen.

Weitere Funktionen sind ebenfalls in allen Vorgangsdialogen enthalten, verfügen aber über keine Schaltfläche im Fuß des Vorgangsdialogs und müssen über das Menü „Aktionen“ oder durch den ihnen zugeordneten Shortcut aufgerufen werden:

MenüShortcutBeschreibung
Strg+WDas Dokument wird in die eigene Wiedervorlage oder in die Wiedervorlage eines anderen Systembenutzers übergeben und dort terminabhängig zur Anzeige gebracht.
Starten einer kleinen Textver-waltung für die Erstellung von Texten, die dem Dokument zugeordnet und per Fax, Email oder als Brief verschickt werden können.

Alle weiteren Funktionen in den verschiedenen Vorgangsdialogen sind dialogabhängig (z.B. Auftrag aus Angebot erzeugen) und teilweise sogar dynamisch vom Status eines Dokuments abhängig (z.B. Löschen).

Wenn Sie die Shortcuts einmal vergessen sollten, hilft Ihnen ein Blick in das Menü „Aktionen“ jedes beliebigen Vorgangsdialogs.

Das Zentrum jedes Vorgangsdialogs enthält die eigentlichen Vorgangsdaten. Diese werden in einem Bereich angezeigt, der durch Karteikartenreiter strukturiert ist. Vorgangsdialoge enthalten mindestens zwei dieser Karteikarten, eine für die Kopfinformationen des jeweiligen Belegs und die zweite für die Belegpositionen.

In einzelnen Vorgangsdialogen sind die Kopfinformationen auf mehrere Karteikarten verteilt. Ein Beispiel dafür ist der Auftragsdialog, wo zusätzliche Rechnungs- und Lieferanschriften auf einer weiteren Karteikarte stehen. Ebenso werden teilweise weitere Karteikarten verwendet, um die einem Vorgang zugeordneten Texte aufzulisten oder beispielsweise die im Rahmen eines Auftrags erstellten Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften anzuzeigen.

Die Vorgangsdialoge sind dabei insoweit dynamisch, dass z.B. ein Karteikartenreiter für Texte nur dann erscheint, wenn zu dem Vorgang mindestens ein Text existiert.

Im folgenden Bildausschnitt sehen Sie die Karteikartenstruktur der Verkaufsdokumente von AnSyS SalesData Universal.

Die einzelnen Karteikarten können entweder mit der Maus angeklickt oder mit der Tastatur angewählt werden. Um die Karteikarten mit der Tastatur anzuwählen, verwenden Sie die Tastenkombinationen Alt+Strg in Verbindung mit den Cursorsteuertasten rechts oder links.

Die Karteikarte für die Belegpositionen enthält ein besonders leistungsfähiges AnSyS-Steuerelement, mit dessen Hilfe die Daten einer Belegposition typabhängig in erweiterter oder in verkürzter Darstellung und teilweise mit umfangreichen Zusatzinformationen zur Anzeige gebracht werden können.

Mit Hilfe dieses Steuerelements ist es möglich, in Abhängigkeit vom Typ des Dokuments verschiedenartige Belegpositionen, z.B. für Artikel, Leistungen, Versandkosten, oder einfache Textzeilen zu erzeugen, ohne dafür, wie in einfacheren Warenwirtschaftssystemen, Pseudoartikel anlegen zu müssen.

Das folgende Bild zeigt die Belegpositionen eines Auftrags in verkürzter Darstellung. In dieser Darstellung können Sie auf Ihrem Bildschirm die maximale Anzahl Belegpositionen zur Darstellung bringen, ohne deren Details zu sehen und ohne deren Inhalte bearbeiten zu können.

Jede einzelne Belegposition kann zwischen der erweiterten Darstellung und der verkürzten Darstellung umgeschaltet werden, wenn Sie mit der Maus in der jeweiligen Zeile auf das Dreieck links neben der Positions­nummer klicken.

Eine Schaltfläche am rechten Rand der Belegzeilenliste ermöglicht es, alle Belegpositionen in die erweiterte oder in die verkürzte Darstellung um­zuschalten.

Im folgenden Bild ist jede zweite Belegposition in die erweiterte Darstellung umgeschaltet worden. Dies sieht auf den ersten Blick etwas unübersichtlich aus, sichert Ihnen jedoch maximale Flexibilität bei der Vorgangsbearbeitung.

Für einige Funktionen ist es notwendig, einzelne oder mehrere Zeilen zu markieren. Um eine einzelne Zeile zu markieren, klicken Sie mit der Maus in einem Bereich der Zeile, in dem sich kein Steuerelement befindet. Wenn Sie dann weitere Zeilen markieren wollen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken auch diese wie oben an. Um einen zusammen­hängenden Bereich von Belegzeilen zu markieren, klicken Sie zuerst auf die erste Zeile des Bereichs und anschließend bei gedrückter Shift-Taste auf die letzte Zeile.

Die jeweils markierten Zeilen werden farblich hervorgehoben dar­gestellt. Im vorigen Bild ist beispielsweise die erste Belegzeile markiert.

Wenden wir uns nun den Funktionen der Schaltflächen rechts neben der Belegzeilenliste zu. Diese sind in allen Vorgangsdialogen enthalten, können aber abhängig vom Belegtyp in erweiterter Form auftreten oder kontextabhängig deaktiviert sein.

SchaltflächeBeschreibung
Einfügen einer neuen Belegzeile am Ende der Liste. Beim Anklicken erscheint eine Auswahl der möglichen Belegzeilentypen mit den jeweiligen Shortcuts für eine schnelle Bedienung.
Einfügen einer neuen Belegzeile vor der markierten Belegzeilenposition der Liste. Beim Anklicken erscheint eine Auswahl der möglichen Belegzeilentypen mit den jeweiligen Shortcuts für eine schnelle Bedienung.
Alle Belegzeilen in die erweiterte Ansicht umschalten.
Alle Belegzeilen in die verkürzte Ansicht umschalten.
Die markierte(n) Belegzeile(n) an den Anfang der Liste verschieben.
Die markierte(n) Belegzeile(n) um eine Position nach oben verschieben.
Die markierte(n) Belegzeile(n) um eine Position nach unten verschieben.
Die markierte(n) Belegzeile(n) an das Ende der Liste verschieben.
Die markierte(n) Belegzeile(n) löschen (Sicherheitsfrage).
Die Artikelstammdaten des ausgewählten Artikels der markierten Belegzeilenposition anzeigen.
Belegzeilen importieren. Je nach Belegtyp werden Zeilen aus einem anderen Beleg importiert.
In Angeboten und Aufträgen: Erweiterte Artikelsuche ein- bzw. ausblenden.

Belegzeilentypen

Im folgenden erhalten Sie eine Übersicht der gebräuchlichsten Beleg­zeilentypen. Beachten Sie bitte das die Belegzeilentypen je nach Beleg etwas variieren, da nicht alle Informationen in allen Belegen sinnvoll sind.

Artikel

In den Artikelpositionen werden Informationen über den Artikel, Bezeichnungen, Mengen, Preise usw. erfasst.

Versandkosten

In der Versandkostenposition können Sie bis zu drei unterschiedliche Versandkosten wählen. Diese Kosten werden auf dem Beleg nicht in den Positionsbereich gedruckt sondern in den Summenbereich integriert.

Leistungen

Mit der Leistungsposition können Sie vordefinierte Leistungen – ähnlich wie Artikel – abzurechen.

Rückstandspositionen

Mit den Rückstandspositionen können Sie Ihren Kunden auf der Rechnung oder dem Liefereschein Informationen über noch zu liefernde Artikel geben.

Auftragszuordnung

Bei den Verkaufsbelegen haben Sie die Möglichkeit bestimmte Positionen einem Auftrag zuzuordnen. Dazu fügen Sie vor die Positionen eine Auftragszuordnung ein alle Positionen bis zur nächsten Auftragszuordnung werden denn diesem Auftrag zugeordnet.

Texte

In allen Belegtypen haben Sie die Möglichkeit Textpositionen zu er­fassen. Diese Textpositionen werden beim Belegdruck an die entspre­chende Stelle im Dokument gedruckt, Sie können dabei zwischen drei Druckvarianten wählen:

VarianteDruckposition
NormalDer Text wird normal auf den Beleg gedruckt.
ArtikelDer Text wird unter die Artikelbezeichnung gedruckt.
AbsatzDer Text wird durch einen Versatz von den vorhergehenden Bereich getrennt.

Text mit Wert

Die Positionsart Text mit Wert gibt Ihnen die Chance auf einer Rechnung weitere Kostenpositionen zuzufügen. Diesen Belegzeilentyp sollten Sie nur in Ausnahme fällen benutzen, da diese Erlöse nicht artikel- oder leistungsbezogen ausgewertet werden können.

AnSyS GmbH

Die AnSyS GmbH ist
ein Hersteller von innovativen
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Handel und Gewerbe

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