Miet-/Leihverträge

Wenn Sie Artikel vermieten oder verleihen oder Ihren Kunden Vorführgeräte zur Verfügung stellen, können Sie darüber Miet-/Leihverträge anlegen.

In Verbindung mit Miet-/Leihgeräten gibt es eine Erstabrechnung, über die z.B. Kautionen und Versandkosten abgerechnet werden können, sowie turnusmäßige Folgeabrechnungen bis zum Ende des vereinbarten Zeitraums über die vereinbarte Leihgebühr.

Im Zuge dieser Abrechnungen erzeugt AnSyS SalesData aus den Daten der Miet-/Leihverträge ebenfalls Aufträge, aus denen jeweils ein Lieferschein und eine Rechnung automatisch erzeugt werden. Deren weitere Behandlung inklusive Rechnungsdruck und Mahnwesen ist mit der Behandlung aller anderen Aufträge identisch.

Miet-/Leihverträge verwalten

Neue Verträge dieser Art können erstellt werden, indem Sie den Menüpunkt „Miet-/Leihvertrag neu“ im Menü „Verträge” anklicken oder indem Sie in der Verwaltung der Miet-/Leihverträge auf die Schaltfläche [Neu] klicken.

Für die Bearbeitung von Miet-/Leihverträgen wird der folgende Dialog angezeigt, dessen Ähnlichkeit mit der Auftrags- und der Servicevertragsverwaltung unverkennbar ist:

Die Daten der Miet-/Leihverträge werden in drei Karteikarten erfasst. Die Karteikarte „Adresse“ erfasst die Kopfdaten des Vertrags. Zusätzlich zu den bereits von der Auftragsbearbeitung bekannten Feldern enthalten die Kopfdaten die Festlegung der Rechnungsperiode, die aus den als Stammdaten definierten Rechnungsperioden ausgewählt werden muss.

Auf der Karteikarte „Versand/Rechnung“ können, wie immer, abweichende Adressangaben für den Leistungsempfänger und den Rechnungsempfänger gemacht sowie Kreditkartendaten angegeben werden.

Die Karteikarte „Vertragspositionen“ erfasst den Umfang des Vertrags in Listenform.

Bei der Auswahl des Kunden ist, wie bei der Auftragserfassung auch, zu beachten, dass AnSyS SalesData nur dann Sonderpreise und Rabatte bestimmter Kunden und Kundengruppen korrekt berücksichtigen kann, wenn die Auswahl des Kunden vor der Eingabe der Vertragspositionen erfolgt. Sind alle Kopfdaten auf den beiden Karteikarten „Adresse“ und „Versand/Rechnung“ erfasst, wird auf die Karteikarte „Vertragspositionen“ gewechselt.

Das folgendes Bild erscheint:

Bei den Vertragspositionen kann es sich um Dienstleistungs-, Artikel-, Versandkosten oder Textpositionen handeln. Um Dienstleistungspositionen einfügen zu können, muss zusätzlich der Konfigurationsschlüssel ENABLE_MODULE_SERVICES aktiviert sein, damit Dienstleistungen generell mit AnSyS SalesData abgerechnet werden können.

Die Funktion der Schaltflächen am rechten Rand der Positionsliste sowie die grundsätzliche Funktion dieses Steuerelements wurde im Einführungskapitel ->AnSyS SalesData dieses Handbuchkapitels beschrieben und sollte bei Fragen dort nachgelesen werden.

Durch Anklicken der obersten Schaltfläche am äußersten rechten Rand des Bildes kann eine Position hinzugefügt werden. Alternativ kann auch eine der Tastenkombinationen Strg-1 bis Strg-4 verwendet werden.

Je nach Art der Position können verschiedene Angaben gemacht werden.

Artikelpositionen in Miet-/Leihverträgen sind keine herkömmlichen Artikelpositionen sondern eher Dienstleistungspositionen, die an einen Artikel gebunden sind. Die Abrechnung erfolgt jedenfalls als Dienstleistung. Außer dem Artikelpreis wird eine Miet-/Leihgebühr angegeben, bei der Sie durch Verwendung einer Combobox entscheiden können, ob sie nicht (z.B. bei Vorführgeräten), einmalig oder periodisch berechnet werden soll.

Diese Festlegung muss auch in Verbindung mit Dienstleistungspositionen in Miet-/Leihverträgen getroffen werden. Dienst­leistungspositionen benötigen ansonsten die Auswahl der beauf­tragten Dienstleistung aus den Leistungsstammdaten, wobei Nummern, Bezeichnungen und Preise bereits übernommen werden und erforder­lichen­falls nur noch geändert werden müssen.

Textpositionen bestehen im wesentlichen aus der Texteingabe, wobei hier auch ein vordefinierter Textbaustein ausgewählt werden kann.

Bei Versandkostenpositionen muss die Auswahl der Abrechnungs­periode nicht angegeben werden. AnSyS SalesData geht davon aus, dass die Versandkosten bei Miet-/Leihverträgen immer nur in der Erstab­rechnung anfallen. Wie überall ermöglichen Versand­kostenpositionen ansonsten die Eingabe von jeweils drei Versand­kostenarten. Die Vorein­stellungen der drei Kostenarten sind über den Konfigurationsschlüssel STDACC_OUTGOING_SHIP systemweit festgelegt.

Auf der Karteikarte „Abrechnungen“ haben Sie generell keine Eingaben zu machen. Die dort enthaltene Tabelle dient der Übersicht, welche alle im Zusammenhang mit dem ausgewählten Servicevertrag erfolgten Ab­rechnungen enthält.

Das nächste Bild zeigt die Karteikarte „Abrechnungen“ eines Miet-Leihvertrags mit Erstabrechnung und einer verknüpften Monatsabrechnung.

Die einzelnen Dokumente der Liste können entweder durch Doppelklick in der Tabelle oder durch einfaches Anklicken in der Tabelle und anschließendes Anklicken der Schaltfläche links neben der Tabelle geöffnet werden.

Haben Sie alle Daten des Miet-/Leihvertrags eingegeben oder verändert und sollen diese im System gespeichert werden, dann klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-E. Damit werden alle Daten wie angezeigt zu dem Miet-/Leihvertrag gespeichert.

Miet-/Leihverträge abrechnen

Zum Abrechnen von Miet-/Leihverträgen verwenden Sie den Menüpunkt „Verträge abrechnen“ des Menüs „Verträge“.

Der Benutzerdialog dieser Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Verträge einer auswählbaren Abrechnungsperiode, auf Wunsch auch nur die Verträge eines bestimmten Kunden abzurechnen. Dabei kann ein beliebiges Abrechnungsdatum eingesetzt werden. AnSyS SalesData verhindert dabei selbständig, dass innerhalb eines Abrechnungszeitraums ein Vertrag mehrfach abgerechnet wird, indem nur dann eine Abrechnung erstellt wird, wenn diese nicht bereits vorhanden ist.

Wenn die Abrechnung gestartet wurde, erstellt AnSyS SalesData für jeden abzurechnenden Vertrag einen Auftrag mit Lieferschein und Rechnung. Die Rechnung wird jedoch nur vorbereitet, nicht gedruckt.

Um diese Rechnungen anzuzeigen und zu drucken, nutzen Sie die Funktion „Vorbereitete Rechnungen drucken“ aus dem Menü „Vorgänge“, wie im vorangegangenen Abschnitt -> Serviceverträge abrechnen dieses Handbuchkapitels beschrieben.

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