Textbaustein anlegen

Man begibt sich ins Modul ‘AnSyS FACTURA’ → ‘Stammdaten’ → ‘Textbausteine’

Nach der Auswahl ‘Textbausteine’ steht man im Suchdialog.

Wird die Schaltfläche ‘Suchen’ betätigt, erscheinen bereits angelegte Textbausteine. Benötigt man einen neuen Textbaustein, kann man diesen über die Schaltfläche ‘Neu’ anlegen.

Für unser Beispiel richten wir jetzt einen neuen Textbaustein ein, indem man auf die Schaltfläche ‘Neu’ klickt. Folgender Dialog erscheint nun.

Jeder Textbaustein erhält eine Kurzbezeichnung. Da es sich hier um den Textbaustein handelt, der mit der Trackinginformation an den Kunden gesendet werden soll, benennen wir diesen kurzerhand ‘TRACKING’. Dazu schreiben Sie in das Feld ‘Kurzbez.:’ =Kurzbezeichnung dieses Wort. Sie dürfen natürlich gerne die Groß- Kleinschreibung benutzen und auch einen anderen Namen verwenden. In unserem Beispiel haben wir die Kurzbezeichnung in Großbuchstaben geschrieben. Anschließend geben Sie noch Ihren individuellen Text ein, den der Kunde erhalten soll.
Es gibt Variablen, die automatisch Informationen wiedergeben, wenn diese benutzt werden. Wie z.B. in unserem Textbaustein ‘TRACKER’ die Trackingnummer → . Die Variablen müssen in spitzen Klammern geschrieben sein, damit Sie vom System auch als Variable erkannt werden und somit die entsprechende Information in Ihren Texten eintragen.

Hier eine Übersicht der Variablen, die Sie für Ihre automatisch generierte Email verwenden können:

→ <reciever>	   =	   Emai-Adresse
→ <trackingno>	   =	   Trackingnummer 
→ <address>	   =	   Lieferadresse
→ <reference1>	   =	   Lieferscheinnummer
→ <reference2>	   =	   Kundenreferenz
→ <codText>        =	   nur bei UPS (intern)

Die Gestaltung des Textes bestimmen Sie, so wie Sie es möchten und für ihre Kunden relevant ist. Nun speichern Sie den Textbaustein über die Schaltfläche ‘Speichern’ ab. Wenn Sie nun wieder auf den Button ‘Suchen’ gehen, taucht dieser neu angelegte Textbaustein auch in der Suchliste auf.

Weitere Einstellungen und Eintragungen müssen Sie an dieser Stellen nicht vornehmen.

Als nächstes muss nun der Versender angelegt werden.

Versender anlegen

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie einen ‘Versender’ anlegen und der gerade neu angelegte Textbaustein zugeordnet wird.

Sie wechseln in das Modul ‘AnSyS Einrichtung’. Im Menü wählen Sie ‘WAWI’ aus. In der sich nun aufklappenden Auswahlliste, navigieren Sie mit der Maus auf den Eintrag ‘Versender’.

Nun befinden Sie sich wieder im Suchdialog. In diesem Fall für all Ihre angelegten Versender, sofern schon welche existieren. Dies können Sie ganz einfach feststellen, wenn Sie auf den ‘Suchen’ – Button klicken.

Wir legen jetzt aber einen neuen ‘Versender’ an, indem Sie die Schaltfläche ‘Neu’ betätigen.

Nun erschrecken Sie nicht, wenn Sie diesen Dialog betrachten. Sie müssen nicht alle diese Felder ausfüllen, die Sie jetzt sehen. Es sind nur wenige Felder, die Sie zur Bearbeitung dafür benötigen.

Bei ‘Name’ tragen Sie das Logistik-Unternehmen ein, zum Beispiel: Swiss Post.

Als nächstes tragen Sie in das Feld ‘Mail-Vorlage’ den Namen des Textbausteins ein, den wir in unserem Beispiel oben angelegt haben, nämlich: TRACKING.

Folgend sehen Sie nun unseren Beispiel-Versender ‘Swiss Post’.

In dem Feld ‘Tracking-Link’ kann die URL des Logistikunternehmens eingetragen werden, mit der Variable für die Trackingnummer. So das später, wenn Ihr Kunde Ihre Mailbenachrichtigung bekommt (mit der Info der Trackingnummer), nun ganz bequem auf diesen Link zu klicken braucht, um seine Sendung zu verfolgen. Unter Umständen müssen Sie hier bei ihrem Logistikpartner die Information einholen, welcher Eintrag hier vorzunehmen ist. Oder Sie probieren es einfach aus.

Es steht Ihnen natürlich offen, dieses Feld auszufüllen. Für Ihre Kunden ist es aber komfortabler. So muss Ihr Kunde nur noch einen Klick auf einen Link ausführen, um festzustellen wo seine Sendung gerade ist, als eine Trackingnummer zu kopieren und diese auf einer Internetseite einzutragen – was natürlich auch möglich und so gehandhabt wird.

Wenn Sie Ihre Einträge alle vorgenommen haben, speichern Sie über den ‘Speichern’-Button den Versender ‘Swiss Post’ ab.

AnSyS.ERP neu starten

Nachdem jetzt diese zwei Dinge erledigt sind, muss unser AnSyS.ERP beendet und wieder neu gestartet werden.

Erst nachdem unser AnSyS.ERP neu gestartet wurde, greifen nun die zwei angelegten Komponenten im Programm bereits ineinander. Jetzt fehlt nur noch die Versandart, als letzter Schritt für das automatische Versenden der E-Mail mittels MDE-Gerät.

Hinweis:
Diese Reihenfolge ist unbedingt einzuhalten.

Versandart anlegen

Sie bleiben weiterhin im Modul ‘AnSyS Einrichtung’. Navigieren wieder zum Menüpunkt ‘WAWI’ und wählen jetzt in der dargebotenen Auswahlliste ‘Versandarten’.

Es öffnet sich der Suchdialog für die Versandarten.

Auch hier können Sie über den Button ‘Suchen’ bereits vorhandene Versandarten finden oder über ‘Neu’ eine neue Versandart anlegen.

Wir zeigen Ihnen jetzt, wie eine neue Versandart angelegt und diese der ‘Swiss Post’ zugeordnet wird. Sie betätigen die Schaltfläche ‘Neu’. Es öffnet sich ein neues Fenster für das konfigurieren dieser neuen Versandart. Auch hier sind nun einige Felder auszufüllen.

Zuerst widmen wir uns dem Reiter ‘Grunddaten’.

In das Feld ‘Kürzel’ geben wir hier in unserem Beispiel eine Nummer ein. Man kann natürlich auch ein Buchstabenkürzel eintragen.

Bei ‘Versandart’ tragen wir das Logistikunternehmen ‘Swisspost’ ein. So ist die Schreibweise von Versender und Versandart einheitlich.

Nun wählen Sie noch eine ‘Versand-Schnittstelle’ aus und zwar den Versender den wir in unserem Beispiel angelegt haben: Hier ‘Swiss Post’.
Das ist quasi die Zuordnung der Versandart zur Schnittstelle.

Jetzt werden noch die Kostenarten hinterlegt, da die Versandkosten im Verkaufsbeleg (z.B. Auftrag) ausgewählt werden können. Auf die gehen wir hier in dieser Dokumentation nicht näher ein.

Es sei nur so viel gesagt, das die Versandkostenarten angelegt werden müssen und dann auch hier ausgewählt werden sollen, um:

a,) die Versandkosten in den Belegen auszuweisen und
b,) natürlich auch der Versand der Email damit zusammenhängt (Versender und Schnittstelle).

Hier nun unser ausgefülltes Beispiel für die ‘Grunddaten:

Wenn Sie die Eintragungen soweit vorgenommen haben, wechseln Sie hinterher auf den Reiter ‘Übersetzung’.

Hier wird der Text eingetragen, wie er dann im Verkaufsbeleg (z.B. Auftrag) als Info für Ihre Kunden gedruckt werden soll. Dies ist in mehreren Sprachen möglich.

Selbstverständlich werden alle Einstellungen jetzt wieder über den ‘Speichern’-Button gesichert.

Einen allerletzten Hinweis gibt es noch, was die MDE-Geräte betrifft, mit dem Sie die Lieferscheine erfassen. Die MDE-Geräte unterstützen nicht mehr als acht Zeilen im Display bzw. es werden maximal acht angezeigt.

Darum sollte es so konfiguriert sein, das nicht mehr wie acht Zeilen vorhanden sind. Wenn Sie mehr Einträge haben, müssen Sie mit Unterpunkten arbeiten, so das Sie von einer Ebene in die nächste gelangen und dort die Auswahl vornehmen. Dies kann man in der Konfiguration bei uns einstellen.

Dazu müssen Sie sich im Modul ‘AnSyS Einrichtung’ befinden. Von hier navigieren Sie in der Menüzeile nach ‘Verwaltung’ und wählen ‘Konfiguration’ aus. Es öffnet sich jetzt das Fenster ‘Konfigurationsschlüssel’.

In der Konfiguration können Sie grundlegende Einstellungen auf unser Programm vornehmen. Daher sollten Sie hier nur etwas verändern, wenn Sie genau Wissen welche Auswirkungen die Änderung hat oder aber Sie werden von uns dazu angeleitet bzw. aufgefordert, wie z.B. in einer Dokumentation.

Die Nachfolgende Abbildung zeigt Ihnen, wo Sie die Einstellungen für die Menüeinträge Ihres MDE-Gerätes vornehmen können.

Sie gehen auf der linken Seite in der Ordnerstruktur nach ‘Externe Geräte’ → ‘MDE-Terminal’ → ‘WLAN-Terminals’ → ‘Grundeinstellungen’.

Auf der rechten Seite sehen Sie nun die Menüeinträge, wie Sie auch im MDE-Gerät sichtbar sind. Das Hauptmenü ist in dieser Ansicht bereits auf sieben Zeilen reduziert, da hier bei zwei Menüeinträgen bereits Unterpunkte existieren – wie Sie sehen können. So in etwa sollte die Konfiguration des Menüs für Ihr MDE-Gerät aussehen. Die Bearbeitung erfolgt über die sichtbaren Schaltflächen unterhalb des ‘MDE-Menü’ auf der rechten Seite.

Bei Änderungen in der Konfiguration, sollten Sie diese Speichern und unser AnSyS.ERP hinterher einmal komplett beenden. So kann man sicher sein, das die veränderten Einstellungen beim Starten greifen und die eingestellten/veränderten Funktionen auch ausgeführt werden.

Wenn Sie dies nun auch noch bearbeitet haben, sollte das Versenden der automatischen Mails, mit der Information der Trackingnummer an Ihre Kunden, bei Erfassung der Lieferscheine per MDE-Gerät jetzt funktionieren.

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