Vorbereitung der Importdatei

Tabelle erzeugen/bearbeiten

Bevor mit dem Import eines neuen Kontenrahmens begonnen werden kann, sind einige Dinge im Vorfeld zu prüfen bzw. zu erledigen.
Wichtig ist hier vor alllen Dingen:

- die Reihenfolge der Spalten
- Schreibweise der Steuerschlüssel
- Datei im CSV-Format
- Formartierung der Spaltenüberschriften (in der CSV-Datei)

In der Regel haben Sie eine Tabelle vorliegen, wo die neuen Konteninformationen enthalten sind. So eine Tabelle können Sie mit einem Tabellenbearbeitungsprogramm wie von ‘LibreOffice Calc’ und ‘OpenOffice Calc’ wie auch mit ‘Excel’ von Microsoft bearbeiten, um nur Einige zu nennen.

Da ist zuerst einmal darauf zu achten, das die Reihenfolge der Spaltenüberschriften folgende ist:

Spalte Name (Spaltenüberschrift)
_________________________________
A1 = Kontonummer
B1 = Reserviertbis
C1 = Kontenklasse
D1 = Kurzname
E1 = Benennung
F1 = ERP-Verwendung
G1 = Fibu-Konto-Typ
H1 = Fibu-Konto-Untertyp
I1 = Soll/Haben
J1 = Steuerschlüssel
K1 = Automatikkonto

Diese Spaltenreihenfolge muss unbedingt eingehalten werden.

Aber nicht nur die Reihenfolge ist sehr wichtig, auch die Bezeichnung der Spaltenüberschriften.

Hinweis
Diese müssen in der späteren CSV-Datei zwischen zwei Anführungszeichen stehen
Beispiel: “Überschrift”
(Wir zeigen Ihnen dies noch genauer in einer der folgenden Abblidungen, dann sehen Sie wie und was da gemeint ist.)

Dies erreicht man, wenn man die Tabelle, die Sie im CSV-Format gespeichert haben mit einem Texteditor öffnen (z.B. Notepad) und die Anführungszeichen dort in den Spaltenüberschriften eintragen. Das ist wichtig, damit diese als sogenannte “Header” in der Datei erkannt werden. Jene werden nämlich beim Import geprüft.

In der Spalte ‘Steuerschlüssel’ muss der Steuerschlüssel in der gleichen Schreibweise hinterlegt sein, wie es beim Steuerschlüssel im Feld ‘Importcode’ hinterlegt ist. Ist noch kein Importcode eingetragen, kann man z.B. einfach den Inhalt des Feldes ‘Definition’ kopieren und in das Feld ‘Importcode’ einfügen.

Bleibt das Feld ‘Importcode’ leer, kommt es beim späteren Import zu einer Fehlermeldung. Die Fehlermeldung gibt den Hinweis, dass der Steuerschlüssel nicht erkannt wurde und das Konto nicht eingelesen werden konnte.

Nun folgt eine Abbildung, die das Ganze noch einmal verdeutlicht, wie solch eine Tabelle aussehen sollte.

Nach dem die Tabelle gespeichert worden ist, öffnet man diese noch eimal mit einem Texteditor wie z.B Notepad oder Notepad++. Nun kann man bei den Spaltenüberschriften die “Anführungszeichen” vor und nach jedem Spaltennamen eingeben. Das sehen Sie ganz gut in der zweiten Abbildung, wo in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften stehen.

Anschließend die Datei wieder speichern.

Kontenrahmen importieren

Datei auswählen und Einstellungen vornehmen

Wenn nun die Tabelle soweit vorbereitet ist, sollten noch die Steuerschlüssel überprüft werden und der dort eingetragene Importcode.

Dazu begibt man sich ins Modul ‘AnSyS FIBU’ > ‘Stammdaten’ > ‘Steuerschlüssel’. In dem sich nun öffnendem Suchdialog einfach auf den Button ‘Suchen’ klicken, um sich die Steuerschlüssel anzeigen zu lassen.

In unserem Beispiel haben wir den Steuerschlüssel ‘U19’, mit einem Doppelkilck in der Tabelle geöffnet. Hier sind die Einstellungen für den Steuerschlüssel hinterlegt. Unter anderem ist aber auch dort das Feld ‘Importcode’ zu finden, der für den Import wichtig ist, damit der Steuerschlüssel vom Programm richtig erkannt wird.

Ist hier noch nichts eingetragen, kopieren Sie einfach den Text aus dem Feld ‘Definition’ in das Feld ‘Importcode’. Das machen Sie dann bei allen vorhandenen Steuerschlüsseln so.

Wenn Sie was ändern/ergänzen, vergessen Sie hinterher nicht das speichern über den Speicher-Button.

Danach können Sie den Import für den neuen Kontenrahmen vornehmen. Dazu wechseln Sie nun in das Modul ‘AnSyS Administration’. Im Menü wählen Sie ‘Import/Export’ aus und navigieren bis zu dem Eintrag ‘Basisstammdaten importieren’.

In dem sich öffnendem Dialog, können die verschiedensten Daten in unser AnSyS.ERP importiert werden.

Da es um den Kontenrahmen geht, der neu importiert werden soll, geht man bis zu dem Feld ‘Kontenrahmen’. Hier suchen Sie über die Suchfunktion (Taschenlampe) Ihre vorbereitete CSV-Datei und wählen diese dort aus.

Als nächstes machen Sie ein Häkchen neben dem Feld ‘…für Wirtschaftsjahr’.
Wenn Sie eine Kontonummernerweiterung haben, müssen Sie in das Feld ‘KNE-Stellenzahl’ die Zahl eintragen die Ihrer Erweiterung entspricht. Sie möchten zum Beispiel Ihre Konten um eine Stelle erweitern, dann tragen Sie hier eine ‘1’ ein. Somit werden Ihre Konten um eine Stelle erweitert.

Bei ‘Sachkontenrahmen komplett austauschen’ setzen Sie bitte kein Häkchen!
Prüfen Sie noch einmal Ihre Auswahl und klicken dann im Anschluß auf den Button ‘Ausführen’.

Datei importieren

Als nächstes sehen Sie einen Fortschrittsbalken, der Ihnen den Importverlauf anzeigt.
Dieser kleine Dialog schießt sich automatisch, wenn der Import des neuen Kontenrahmens fertig ist.

Am Ende sehen Sie noch so etwas wie einen Statusbericht. Hier wird eine Info ausgegeben, wieviel Datensätze eingelesen wurden.

In unserer folgender Beispiel-Abbildung, können Sie die Meldung eines gelungenen Kontenrahmen-Imports sehen.

Wenn das alles so sauber aussieht, ist der Import erfolgreich gewesen.

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