Summen- und Saldenliste prüfen

In unsrem ‘AnSyS FIBU’ Modul gibt es die Möglichkeit, die Summen- und Saldenliste (SuSa) auf Unstimmigkeiten zu überprüfen. Hier sollte unter dem Reiter ‘Abstimmsummen’ in der letzten Position immer eine ‘0’ ausgewiesen werden. Wird hier keine ‘0’ ausgewiesen sondern ein Betrag (es liegt eine Differenz in den Abstimmsummen vor), existieren fehlerhafte Buchungssätze die gefunden und korrigiert werden müssen.

In diesen Dialog kommen Sie, wenn Sie im Modul ‘AnSyS FIBU’ oben im Menü → ‘Listen und Auswertungen’ auswählen. In der Ihnen dargebotenen Auswahlliste wählen Sie nun den Eintrag → ‘Summen-und Saldenliste’. Hier wechseln Sie auf den Reiter ‘Abstimmsummen’, wählen das zu prüfende Wirtschaftsjahr aus und klicken auf die Schaltfläche ‘Ausführen’.

Hier könnte man auch noch eine gezieltere Auswahl vornehmen, was geprüft werden soll – nämlich den Zeitraum und die Listenart (Konten die geprüft werden sollen). Das empfiehlt sich besonders bei einem insgesamt sehr großen Datenvolumen, somit verringert sich die Laufzeit der Prüfung (schneller).

Hinweis:
Die Prüfung der Summen- und Saldenliste sollte Regelmäßig durchgeführt werden!

Folgend zwei Screenshots, wie der Dialog vor der Prüfung (noch nicht auf ‘Ausführen’ geklickt) und nach der Prüfung aussehen kann. Bei unserem Beispiel prüfen wir das ‘Gesamte Jahr’ und ‘Liste aller Sachkonten, Debitoren und Kreditoren’ (Standardeinstellung im Dialog):

Nach dem Klick auf die Schaltfläche ‘Ausführen’ dauert es einen Moment, bis Sie ein Ergebnis unter dem Reiter ‘Abstimmsummen’ sehen.

Wird hier in der letzten Position als Ergebnis eine ’0,00’ ausgewiesen, ist im Normalfall alles soweit in Ordnung. Wird jedoch ein Betrag ausgewiesen, dann liegen Unstimmigkeiten/Differenzen vor, die gesucht werden müssen – wie in unserem Beispiel.

Der nächste Schritt wäre nun, dass das Buchungsjournal geprüft wird, um auf die fehlerhaften Buchungssätze zu kommen, da in unserem Beispiel bei den Abstimmsummen eine Differenz vorliegt. Das zeigen wir Ihnen nun im nächsten Kapitel.

Prüfung Buchungsjournal

Weist die Summen- und Saldenliste in der Karteikarte ‘Abstimmsumme’ eine Differenz auf, müssen Sie eine Prüfung des Buchungsjournals vornehmen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

Im Modul ‘AnSyS Fibu’ navigieren Sie im Menü zu → ‘Listen und Auswertungen’ und wählen hier den Eintrag in der Auswahlliste → ‘Buchungsprüfung Journal’. Dort geben Sie nun den Zeitraum ein der von Ihnen geprüft werden soll bzw. den Sie prüfen möchten und klicken dann auf den Button ‘Ausführen’.

Ist noch nie eine Prüfung durchgeführt worden, markieren Sie in diesem Dialog ‘Alle Buchungssätze’, ansonsten markieren Sie ‘Nur ungültige Buchungssätze’.

Achtung: Bei riesigen Datenmengen dauert die Prüfung sehr lange!

Wenn die Prüfung fertig ist (der blaue Balken muss komplett durchgelaufen sein), kann das Fenster geschlossen werden.

Der Dialog sollte dann so aussehen:

Jetzt wechseln Sie in den Suchdialog des Buchungsjournals, um sich die fehlerhaften Buchungssätze ausgeben zu lassen. Das zeigen wir Ihnen im nächsten Schritt, wie Sie da vorgehen müssen.

Ungültige Buchungen ausgeben lassen

Ist die oben genannte Prüfung des Buchungsjournals durchgelaufen, kann man sich anschließend eine Liste der ungültigen Buchungen ausgeben lassen.

Hierzu wählt man im Modul ‘AnSyS FIBU’ oben im Menü ‘Buchführung’ und weiter auf → ‘Buchungsjournal’. In dem sich nun öffnenden Suchdialog nimmt man folgende Einstellungen vor:

Dort wählen Sie in der ersten Spalte ‘Gültig’, in der zweiten Spalte ‘gleich’ und in der dritten Spalte ‘Nein’ aus. Jetzt noch das Wirtschaftsjahr einstellen und auf die Schaltfläche ‘Suchen’ klicken.

Die folgende Abbildung zeigt die Einstellungen:

Jetzt werden sämtliche ungültigen Buchungen angezeigt. Am besten man sortiert sich die Spalte nach Fehlern.

Fehler/Hinweise der ungültigen Buchungen

Es können folgende Fehler/Hinweise auftreten:
(Zum besseren Verständnis sehen Sie in der Klammer die Abkürzungen ausgeschrieben)

• Kto. ungültig (Kto.=Konto)
• GKto. ungültig (GKto.=Gegenkonto)
• Soll<>Haben
• St.relev. Verr. (Steuer relevante Verrechnung)
• Beleg VoStkto? (VoStkto=Vorsteuerkonto)

Kto. ungültig und GKto. ungültig
Bei den Fehlern sind lediglich die fehlenden Konten nachzutragen.

Soll<>Haben
Der Fehler kann mehrere Ursachen haben. Hier einige Beispiele:

• Es wurde in der Eingangsrechnung ein Umsatzsteuerschlüssel erfasst, richtig wäre ein Vorsteuerschlüssel. In dem Falle weiß das System nicht, wie es die Steuer verbuchen soll. Umgekehrt genauso, es wurde in einer Ausgangsrechnung ein Vorsteuerschlüssel gebucht. Korrekt wäre aber ein Umsatzsteuerschlüssel.

• Es wurde das Konto 3425 (Automatikkonto! SS = V19U19) in einer Eingangsrechnung erfasst und die Eingangsrechnung als Bruttorechnung geschlüsselt. Richtig wäre Umsatzsteuerfreie Rechnung.

• Es wurde eine Eingangsrechnung erfasst, in der in den Rechnungspositionen ein Steuerschlüssel eingetragen wurde und im Reiter ‘Adresse’ aber der Haken bei ‘Steuer manuell erfassen’ gesetzt wurde. Dann bucht das System doppelt.

Hinweis:
Steuer manuell erfassen stammt noch aus den Anfängen von AnSyS.ERP und sollte eigentlich aus dem System wieder entfernt werden – was bisher aus diversen Gründen noch nicht erfolgt ist.

• Es wurde beim Skonto buchen das falsche Konto angesprochen:

8736 gegen Kreditor oder
3736 gegen Debitor.
Das kann nicht korrekt verbucht werden. In diesen Fällen wird die Steuer falsch gebucht.
Richtig wäre:
8736 gegen Debitor oder
3736 gegen Kreditor.

• Es wurde eine Ausgangsrechnung/Ausgangsgutschrift erfasst. In den Rechnungspositionen wurde das Konto 8120 sowie der Steuerschlüssel U19 herangezogen. Die Rechnung wurde als Bruttorechnung geschlüsselt.
Richtig wäre:
Konto 8120 Steuerschlüssel U0 (das Konto ist ein Automatikkonto und darf nicht mit Steuer bebucht werden!). Die Rechnung muss als Umsatzsteuerfreie Rechnung geschlüsselt sein.

• Bei Beleggruppe buchen kam es schon vor, dass ein Aufwandskonto gegen irgendein Zahl- oder Verrechnungskonto gebucht wurde. Teilweise fehlte der Steuerschlüssel bzw. das Steuerkonto, obwohl im Feld ‘Steuer’ Steuer berechnet wurde. Hier ist zu prüfen, ob wirklich Steuer gezogen werden sollte. Gegebenenfalls ist der Buchungssatz nur neu zu speichern. Anderenfalls einfach das Aufwandskonto raus nehmen (so dass auch die Kontobezeichnung weg ist) und das Konto und ggf. der Steuerschlüssel neu einzugeben.

• Wenn der Buchungssatz korrekt ist, aber dennoch eine Differenz aufweist, dann kann es daran liegen, dass die angesprochenen Konten nicht korrekt geschlüsselt sind. In dem Fall bitte Stammdaten der Konten prüfen.

St. relev. Verr.
Ist lediglich ein Hinweis, dass es beim Import in andere Fibu-Programme zu Problemen führen kann, da es laut Datev nicht erlaubt ist, Steuern auf Verrechnungskonten zu ziehen. Bisher hat es aber keine Probleme gegeben.

Beleg VoStkto?
Bei diesen Hinweis ist zu prüfen, ob das Steuerkonto bzw. der Steuerschlüssel nicht gesetzt wurde.

Es gibt auch Fehler die nicht in dem Buchungsjournal mit den ungültigen Buchungen sind.
So zum Beispiel:

Wenn ein neues Konto angelegt wurde und die Stammdaten nicht korrekt geschlüsselt sind (ob es sich um ein Soll oder Haben Konto handelt), dann erscheint zwar das Konto in der Summen- und Saldenliste (SuSa), hat aber hinter dem Konto kein S oder H sondern ein ?. Dann müssen die Stammdaten korrigiert werden.

Oder es wurde ein Konto aus dem falschen Wirtschaftsjahr gebucht (bei wirtschaftsjahrabhängige Kontenstämme). Das erkennt man daran, dass in der Summen- und Saldenliste (SuSa) doppelte Konten sind.

Die Konten 1400 oder 1600 dürfen nicht direkt gebucht werden. Hierfür sollte man 1410 oder 1610 nehmen. Der Fall hat nichts mit einem falschen Wirtschaftsjahr zu tun. Es ist lediglich nur ein Hinweis von unserer Buchhaltungsabteilung, da dies von Kunden immer wieder gerne so gemacht wird.

Da Sie nun das Wissen für die Vorgehensweise nach der Suche von Differenzen in der Summen- und Saldenliste in AnSyS-FIBU verfügen, wünschen wir Ihnen nun auch viel Erfolg dabei.

Ihr
AnSyS-Team

AnSyS GmbH

Die AnSyS GmbH ist
ein Hersteller von innovativen
Software-Lösungen für
Handel und Gewerbe

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