Eingangsrechnungen

Diesen Dialog kennen Sie schon aus dem Verkauf. Hier gibt es auch keine großen Unterschieden. Den Artikel zu den Rechnungen im Verkauf finden Sie hier.

Eingangsrechnungen entstehen, indem Sie eine Lieferantenbestellung oder einen Wareneingang öffnen und mit der Schaltfläche [Eingangsrechnung] eine Eingangsrechnung erzeugen.

Für die Bearbeitung einer im Geschäftsablauf entstandenen Eingangsrechnung wird der folgende Dialog angezeigt:

Eingangsrechnungen werden in drei Karteikarten erfasst. Die Karteikarte „Adresse“ erfasst die Kopfdaten der Rechnung wie Lieferantenangaben.

Die Karteikarte „Rechnungspositionen“ enthält die Positionen der Eingangsrechnung in Listenform.

Da die Rechnungsdaten durch Übernahme aus einer Lieferantenbestellung oder einem Wareneingang automatisch belegt werden, müssen die Rechnungs­kopf- und -positionsdaten nur überprüft und allenfalls angepasst werden.

Sind alle Kopfdaten auf der Karteikarte „Adresse“ als korrekt verifiziert, kann auf die Karteikarte „Rechnungspositionen“ gewechselt werden.

Folgendes Bild erscheint:

Bei den Rechnungspositionen kann es sich um Artikel-, Leistungs-, Text-, Text-mit-Wert-, Verpackungs- oder Versandkosten handeln.
Die Funktion der Schaltflächen am rechten Rand der Positionsliste sowie die grundsätzliche Funktion dieses Steuerelements wurde im Eingangskapitel ->AnSyS SalesData des Stammdaten-Handbuchs bereits beschrieben.

Durch Anklicken der obersten Schaltfläche am äußersten rechten Rand des Bildes kann eine Position neu angelegt werden. Alternativ kann durch Betätigen der Tastenkombinationen Strg-1 bis Strg-5 eine neue Position angelegt werden.

Wenn für den in einer Artikelposition ausgewählten Artikel eine Serien­nummerneingabe erforderlich ist, erscheint neben dem Feld „Menge“ eine Schaltfläche mit der Beschriftung „S/N“. Über diese Schaltfläche wird das Textfeld mit den Seriennummern ein- und ausgeblendet und es werden die eingegebenen Seriennummern der gelieferten Artikel angezeigt.

Versandkostenpositionen werden üblicherweise auch bereits aus der Lieferantenanfrage oder Lieferantenbestellung heraus automatisch erstellt. Darüber hinaus ist ein manuelles Hinzufügen von Versandkostenpositionen möglich. Sie ermöglichen die Eingabe von jeweils drei Versandkostenarten. Die Voreinstellungen der drei Kostenarten sind über die Konfigurationseinstellungen systemweit festgelegt.

Im Fuß der Karteikarte „Rechnungspositionen“ werden die Positions­anzahl, Gewichte und Gesamtpreise summiert.

Haben Sie alle Daten der Eingangsrechnung eingegeben oder verändert und sollen diese im System gespeichert werden, dann klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-E. Damit werden alle Daten wie angezeigt zu der Rechnung gespeichert, die Lieferantenbestellung hinsichtlich der berechneten Mengen auf den neuesten Stand gebracht und in der Lieferantenbestellung eine Dokumentenverknüpfung zu dieser Rechnung erzeugt.

Bei der Rechnungsstellung beginnt die Vorbereitung des Buchhaltungs­exports bzw. die Unterstützung der manuellen Buchhaltung:
Dafür ist es notwendig, dass die Eingangsrechnung auf Positionsebene vorkontiert wird, für jede Rechnungsposition also ein Buchhaltungskonto vorgegeben wird. Wenn die Konfigurationseinstellungen der Standardkonten für den Einkauf von Artikeln und Dienstleistungen korrekt vorbelegt sind, können Sie sich auf die Standardvorgaben verlassen.

Beachten Sie, dass diese Konfigurationseinstellungen nur mit Konto­nummern belegt werden, die im Kontenstamm korrekt angelegt sind.

Wenn jede Rechnungsposition sorgfältig vorkontiert ist, wird auf dem gedruckten Rechnungsduplikat für die eigene Buchhaltung eine brauchbare Kontierung der Gesamtrechnung ausgedruckt. Außerdem fallen keine Nacharbeiten am Buchhaltungsprogramm an, wenn die Buchhaltungsdaten von AnSyS SalesData exportiert und durch das Buchhaltungssystem importiert werden.

Beim Datenexport für die Buchhaltung werden Rechnungen und Gutschriften auf der Verkaufs- wie auch auf der Einkaufsseite exportiert. Und erforderlichenfalls werden in diesem Zusammenhang auch Konten­stammsätze für Debitoren und Kreditoren erzeugt. Zahlungsvorgänge (und Löschungen von Zahlungsvorgängen) sind im Datenexport nicht enthalten, so dass die Auflösung der offenen Posten bei Zahlungsbewegungen derzeit direkt am eingesetzten Buchhaltungssystem erfolgen muss.

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