Lieferscheine erstellen

Lieferscheine entstehen immer, indem Sie einen Auftrag öffnen und mit der Schaltfläche [Lieferschein] einen Lieferschein erstellen. Für diese Automatik ist von Bedeutung, ob im Verlaufe der Bearbeitung Ihrer Aufträge Packzettel erstellt werden oder nicht.

Wenn Packzettel erstellt wurden, erzeugt AnSyS SalesData zu einem Auftrag Lieferscheine für die neu gepackten Warenmengen unter Berücksichtigung der gesamten bestellten Menge. Das heisst, dass nach der Abarbeitung eines Packzettel und der am Ende dieses Schrittes durchgeführten Bestätigung der gepackten Mengen ein neuer Lieferschein erstellt werden kann. Wird die Lieferscheinfunktion abermals aufgerufen, ohne dass zuvor weitere Artikel der Bestellung gepackt wurden, entsteht kein weiterer Lieferschein. Erst nach dem Packen weiterer Mengen ist die Erstellung eines weiteren Lieferscheins möglich. Dass auf Lieferscheinen Artikel erscheinen, bei denen keine Bestände vorhanden sind, ist durch die Arbeit mit Packzetteln von vornherein ausgeschlossen.

Wenn keine Packzettel erstellt wurden, so erstellt AnSyS SalesData nach dem Betätigen der Schaltfläche [Lieferschein] einen Lieferschein auf der Grundlage der bestellten Mengen. Fehlende Bestände werden ohne Verwendung des Packzettel-Moduls dabei nicht automatisch berücksichtigt. Sie müssen den Lieferschein manuell so abändern, dass die tatsächlich gelieferten Mengen korrekt eingetragen sind.

In jedem Fall haben Sie die Möglichkeit auf den Lieferschein auto­matisch fehlende Mengen als Rückstandspositionen einzufügen. Das Verfahren dazu wird weiter unten bei der Erläuterung der Belegzeilen­bearbeitung erklärt.

Für die Bearbeitung eines Lieferscheins wird der folgende Dialog angezeigt:

Lieferscheine werden in drei Karteikarten erfasst. Die Karteikarte „Adresse“ erfasst die Kopfdaten des Lieferscheins wie Waren­empfänger­angaben. Wenn im Auftrag auf der Karteikarte „Versand/Rechnung“ eine abweichende Adresse des Warenempfängers angegeben wurde, wird hier diese Adresse anstelle der Adresse des Auftraggebers verwendet.
Die Karteikarte „Lieferpositionen“ erfasst die Positionen des Liefer­scheins in Listenform.

Da die Lieferscheindaten durch Übernahme aus einem Auftrag im Zusammenhang mit möglicherweise entstandenen Packzetteln automatisch belegt werden, müssen die Lieferscheinkopf- und -positionsdaten nur überprüft und allenfalls angepasst werden.

Sind alle Kopfdaten auf der Karteikarte „Adresse“ als korrekt verifiziert, kann auf die Karteikarte „Lieferpositionen“ gewechselt werden.

Folgendes Bild erscheint:

Bei den Lieferpositionen kann es sich um Artikel-, Leistungs-, Text-, Verpackungs-, Versandkosten- oder Rückstandspositionen handeln.

Artikel- und Leistungspositionen werden 1:1 mit den gelieferten Mengen automatisch aus dem Auftrag übernommen.

Da eine Lieferung von nicht beauftragten Artikeln oder Dienstleistungen im Rahmen eines normalen Lieferscheins nicht möglich sein soll, besteht keine Möglichkeit, Artikel- oder Dienstleistungspositionen manuell dem Lieferschein hinzuzufügen. Der Lieferschein kann manuell nur um Text-, Verpackungs-, Versandkosten- oder Rückstandspositionen erweitert werden. Möchten Sie einen Lieferschein erweitern, weil ein Kunde spontan noch einen Artikel bestellt hat, fügen Sie den Artikel in den Auftrag ein und laden Sie ihn dann über die unten beschriebene Funktion zur Erzeugung von Rückstandspositionen in den Lieferschein ein.

Die Funktion der Schaltflächen am rechten Rand der Positionsliste sowie die grundsätzliche Funktion dieses Steuerelements wurde im Einführungs­kapitel ->AnSyS SalesData dieses Handbuchkapitels bereits beschrieben. Durch Anklicken der obersten Schaltfläche am rechten Rand des Bildes kann eine Position neu angelegt werden. Alternativ kann durch Betätigen der Tastenkombinationen Strg-1 bis Strg-4 eine neue Position angelegt werden.

Je nach Art der Position können verschiedene Angaben gemacht werden.
Wenn für den in einer Artikelposition ausgewählten Artikel eine Serien­nummern­eingabe erforderlich ist, erscheint neben dem Feld „Menge“ eine Schaltfläche mit der Beschriftung „S/N“. Über diese Schaltfläche wird das Textfeld mit den Seriennummern ein- und ausgeblendet. Serien­nummern der gelieferten Artikel müssen spätestens hier eingegeben werden.

Wenn es sich bei einem in einer Artikelposition ausgewählten Artikel um einen Teilesatz handelt, der nicht vorproduziert, sondern beim Packen aus Einzelartikeln zusammengestellt wird, wird dies in der letzten Zeile der Artikelposition durch ein Dreieck und einen Text deutlich. Durch Klicken auf das Dreieck läßt sich dann die Liste der Einzelkomponenten ein- und ausblenden. In dem Beispiel in der oberen Abbildung sind die Einzel­komponenten der dritten Position eingeblendet.

Bei Rückstandspositionen können Sie Artikelnummer und -bezeichnung sowie die Rückstandsmenge eintragen. Rückstandsmengen werden auf dem Lieferschein mit einer eigenen Überschrift ausgedruckt. Sie können Rückstandspositionen automatisch auf den Lieferschein zufügen. Betätigen Sie dazu die Pipetten-Schaltfläche rechts neben den Belegzeilen­posi­tionen. Das System prüft dann die auf dem Lieferschein erfassten Artikel­positionen und vergleicht diese mit den im Auftrag erfassten Mengen. Alle Artikel mit einer Differenz werden dann in einem Dialog tabellarisch auf­gelistet. Sie können nun bestimmen ob die Artikel als Rückstand oder doch noch als Liefermenge in den Lieferschein aufgenommen werden. Ist für einen Artikel keine der beiden Markierungen aktiviert, wird keine Beleg­position erzeugt.

Die folgende Abbildung zeigt den Dialog zur automatischen Erzeugung von Rückstandspositionen. Hier soll für den ersten Artikel eine Rückstandsposition, für den zweiten eine Artikelposition und für den dritten Artikel nichts eingefügt werden.

Textpositionen bestehen im Wesentlichen aus der Texteingabe, wobei hier auch ein vordefinierter Textbaustein ausgewählt werden kann.

Verpackungspositionen werden verwendet, wenn im Zusammenhang mit dem Lieferschein die geometrischen Abmessungen der Versand­ver­packung und/oder das gewogene Gewicht erfasst werden sollen.

Versandkostenpositionen werden üblicherweise auch bereits aus dem Auftrag heraus automatisch erstellt. Darüber hinaus ist ein manuelles Hinzufügen von Versandkostenpositionen möglich. Sie ermöglichen die Eingabe von jeweils drei Versandkostenarten. Die Voreinstellungen der drei Kostenarten sind über den Konfigurationsschlüssel STDACC_OUTGOING_SHIP systemweit festgelegt.

Im Fuß der Karteikarte „Lieferpositionen“ werden die Positionsanzahl, Gewichte und Gesamtpreise summiert.

Haben Sie alle Daten zum Lieferschein eingegeben oder verändert und sollen diese im System gespeichert werden, dann klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-E. Damit werden alle Daten wie angezeigt zu dem Lieferschein gespeichert, der Auftrag hinsichtlich der gelieferten Mengen auf den neuesten Stand gebracht und im Auftrag eine Dokumenten­verknüpfung zu diesem Lieferschein erzeugt. Wollen Sie den Lieferschein ausdrucken, dann klicken Sie die Schaltfläche [Drucken] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-P.

Üblicherweise enthalten Lieferscheine keine Preise der gelieferten Waren. Wenn Sie im Auftrag eines Ihrer Kunden eine Direktlieferung von Artikeln an dessen Kunden durchführen, würde Ihr Kunde wenig Verständnis haben, wenn der Lieferschein die Einkaufspreise Ihres Kunden enthält. Dennoch ist es in einigen wenigen Fällen erforderlich, einen Lieferschein als Pro-Forma-Rechnung mit detaillierten oder summierten Preisangaben zu erstellen, beispielsweise für eine Warenversicherung und die Zollabwicklung.

In diesem Falle können Sie in den Lieferscheinkopfdaten die Combobox mit der Beschriftung „Preisdruck“ verwenden, um beim nächsten Drucken einen Lieferscheinausdruck mit Preisen durchzuführen.

Außer den üblichen Dokumentenverarbeitungsfunktionen enthält das Menü „Aktionen“ des Lieferscheindialogs noch Funktionen für den Aus­druck von Postversandpapieren (Paketkarte, Paketmarke, Überweisungs­träger usw.) und für den Export des Datensatzes zum Programm EasyLog der Firma DHL World Net. Schnittstellen zu Softwaresystemen anderer Logistikunternehmen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Nach dem Betätigen der jeweiligen [Drucken]-Schaltflächen erscheint zunächst die Druckvorschau, aus der mit den bekannten Druckfunktionen gedruckt werden kann.
Der effizienteste Weg des Exports der Lieferscheindaten eines Versandtages ist über das Menü „Lager“ und den Menüpunkt „Versanddaten an EasyLog“ realisiert.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Daten eines einzelnen Lieferscheins an EasyLog zu übergeben, indem Sie im Menü „Aktionen“ des Lieferscheindialogs die entsprechende Funktion anklicken.

Wollen Sie aus dem Lieferschein eine Rechnung erzeugen, dann klicken Sie die zugehörige Schaltfläche mit der linken Maustaste an oder wählen die gewünschte Funktion aus dem Menü „Aktionen“ aus. Der Lieferschein bleibt weiterhin bestehen und im System gespeichert.

Das Menü „Lager“ enthält einen Menüpunkt „Sonderlieferscheine“. Mit diesem Menüpunkt besteht die Möglichkeit, einen Lieferschein zu erstellen, der keinem Auftrag zugeordnet ist. Diese Funktion darf nur in Ausnahmefällen verwendet werden, beispielsweise im Falle einer Ersatzlieferung, wenn zuvor im Rahmen des normalen Geschäftsprozesses ein falscher Artikel unter der richtigen Bezeichnung an den Kunden ausgeliefert wurde. Deshalb wird die Sonderlieferschein-Funktion an dieser Stelle nur erwähnt.

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