RMA-Prozesse Reparatur

RMA-Vorgang

Bevor Sie hiermit anfangen können müssen noch ein paar Vorkehrungen getroffen werden, die sie unter dem Unterpunkt “Vorbereitungen für RMA” finden. Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen wurden können sie mit der Erfassung der Reparatur-Vorgänge beginnen.

Der Dialog ist unterteilt in mehrere Reiter.
Auf dem Reiter “Übersicht” können Sie auf der linken Seite die RMA-Nummer eintragen. Wenn Sie die Nummerngenerierung benutzen, ist die RMA-Nummer bereits eingetragen. Im Feld “Bemerkung” können Sie eine Bemerkung zum RMA-Vorgang eintragen. Sollten Sie ein Filialsystem nutzen, wählen Sie die Filiale über den entsprechenden Picker aus. Das “Hinweis”-Feld dient für weitere Informationen die Sie zu diesem Vorgang festhalten wollen. Auf der rechten Seite befinden sich eine Reihe von Datums-Feldern, in die Sie das Datum des jeweiligen Ereignisses eintragen.

Feld Ereignis
RMA-DatumRMA-Vorgang wird angelegt (wird automatisch eingetragen)
Gerät erhaltenSie erhalten das Gerät vom Kunden
Versand WerkstattSie versenden das Gerät an die Werkstatt
Benachrichtigung von WerkstattSie erhalten eine Benachrichtigung von der Werkstatt, ob das Gerät repariert werden kann und wie teuer es in etwa wird
Kunde benachrichtigtSie informieren den Kunden über die Nachricht der Werkstatt und bitten ihn um Autragserteilung
KundenreaktionDer Kunde erteilt den Auftrag zur Reparatur
WerkstattanweisungSie erteilen der Werkstatt den Auftrag zu Reparatur
Gerät zurückSie erhalten das Gerät von der Werkstatt zurück
AbholbenachrichtungSie benachrichtigen den Kunden, dass sein Gerät abholbereit ist
Abgeschlossen Der RMA-Vorgang ist abgeschlossen

Der Status den Sie auf der linken Seite sehen, ändert sich mit diesen Feldern. Er wird jedoch erst dann aktualisiert, wenn Sie den RMA-Vorgang mit der “Speichern”-Schaltfläche speichern. Wenn Sie also bsw. ein Datum bei “Gerät erhalten” eintragen, wechselt der Status beim nächsten Speichern auf “Gerät erhalten”, etc.

Der zweite Reiter “Geräte-Daten”, dient zur Erfassung der Kundendaten und der Daten des zu reparierenden Geräts. Auf der linken Seite wählen Sie über den Picker den Kunden aus. Die Felder “Adresse” bis “E-Mail” sollten sich daraufhin automatisch ausfüllen. Sie können die Daten in diesen Feldern jedoch ergänzen, sollten sie nicht vollständig sein. Bei “Ansprechpartner” wählen Sie das Geschlecht und den Namen des Ansprechpartners aus. Unterhalb der Kundendaten befindet sich noch ein Feld “Anzahlung”. Hier können Sie festhalten, welchen Betrag der Kunde als Anzahlung geleistet hat. Das Datums-Feld dahinter, ändert sich direkt mit dem Feld “Gerät erhalten” vom “Übersicht”-Reiter.

Auf der rechten Seite wird das Gerät, das repariert werden soll ausgewählt. Hierbei gibt es mehrere Vorgehensweisen.
Ist die Lieferscheinnummer bekannt, können Sie den Lieferschein über den Picker auswählen und im Anschluss daran, die Pipetten-Schaltfäche bei “Artikelwahl” betätigen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Artikel des Lieferscheins tabellarisch aufgelistet werden. In der vordersten Spalte der Tabelle befindet sich die Auswahl-Schaltfläche (weißer Kreis) mit der Sie den jeweiligen Artikel auswählen können. Die zweite Spalte, die den Namen “Frist” trägt, zeigt in Form eines farbigen Lämpchens an, wie lange die Lieferung zurückliegt. Wenn Sie mit der Maus auf dieses Lämpchen gehen und einen Moment verharren, öffnet sich ein kleines Fenster mit einer Legende, die die Zustände des Lämpchens beschreibt. Die weiteren Spalten sollten weitestgehend selbsterklärend sein. Wählen Sie hier nun den betreffenden Artikel aus und bestätigen Sie ihre Auswahl mit der “OK”-Schaltfläche am unteren Fensterrand.

Ist die Lieferscheinnummer nicht bekannt, so können Sie mit der Pipetten-Schaltfläche aus allen Artikeln, die der Kunde je von Ihnen geliefert bekommen hat, einen auswählen. Hierbei ist das Auswahlfenster um eine Leiste am oberen Rand ergänzt, auf der Sie auswählen können ab welchem Zeitpunkt die Lieferungen an diesen Kunden angezeigt werden sollen. Sie können das Datum entweder per Hand in das Feld hinter “Lieferungen seit” eintragen oder mit den Schaltflächen rechts daneben aus vorgefertigten Zeitpunkten wählen.
Ist überhaupt keine Lieferung über den Artikel an diesen Kunden vorhanden, können Sie den Artikel auch über den Picker bei “Artikel” auswählen.

In allen drei Fällen, sollten sich die Felder “Artikelnummer” und “Bezeichnung” automatisch ausfüllen. Darunter können Sie im Feld “Seriennummer”, die evtl. vorhandene Seriennummer des Geräts eintragen. Im Feld “Zubehör” halten Sie fest, welches Zubehör der Kunde zum Gerät mitgeliefert hat. Das Feld “Zustand” dient der Erfassung des Zustands des Geräts und in das Feld neben “Fehler” tragen Sie die Fehlerbeschreibung ein, die der Kunde Ihnen angibt.

Auf dem dritten Reiter “Werkstatt-Daten” tragen Sie auf der linken Seite die Daten der Werkstatt ein. Dazu wählen Sie aus dem Picker “Lieferant” den Lieferanten des Artikels aus. Hat der Lieferant ein eigenes Repair-Center, wählen Sie dieses über den Picker bei “Repair-Center” aus. Die Felder “Adresse” bis “E-Mail” werden wieder automatisch ergänzt. Ganz oben im Feld “Vorgang”, können Sie die Fremdreferenz der Werkstatt eintragen. Auf der rechten Seite wählen Sie die Reparaturart, und tragen den Betrag des Kostenvoranschlags und die Reparaturkosten ein. Die Datums-Felder hinter “Kostenvoranschlag” und “Reparaturkosten” sind, wie schon beim “Anzahlungsfeld”, mit den Datums-Feldern “Benachrichtigung von Werkstatt” und “Gerät zurück” des “Überblick”-Reiters verknüpft. Im Feld “Arbeiten” halten Sie fest, welche Arbeiten die Werkstatt am Gerät durchgeführt hat. Das Feld “Hinweis” dient zur Erfassung zusätzlicher Hinweise von der Werkstatt.

Am unteren Dialogrand, befinden sich neben den bekannten Schaltfläche “Schliessen” und “Speichern” noch die Schaltflächen “Drucken” und “Auftrag”.
Wenn Sie die “Drucken”-Schaltfäche betätigen öffnet sich ein neuer Dialog. In diesem können Sie einen, der vorher von Ihnen angelegten, Textbausteine auswählen. Wenn Sie den Dialog mit “OK” bestätigen, öffnet sich die Vorschau für dieses Dokument. Aus dieser Vorschau heraus, können Sie das Dokument dann schließlich auf dem Drucker ausgeben.
Mit der “Auftrag”-Schaltfläche können Sie, sobald sie das Gerät von der Werkstatt zurückerhalten haben (also sobald der Status “Gerät zurückerhalten” ist), aus der Reparatur einen Auftrag erzeugen.

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