Vorbereitung für RMA-Prozesse

Neue Leistung

Bevor Sie mit dem Erfassen von Reparatur-Prozessen beginnen können, müssen einige Vorkehrungen getroffen werden.
Zu allererst legen Sie eine neue Leistung (im Menü: “Stammdaten” – > “Leistung neu”) an. Vergeben Sie der Leistung eine aussagekräftige Bezeichnung wie bsw. “Reparatur”, wählen Sie zudem eine Kurzbezeichnung und ordnen Sie die Leistung ggfs. einer Leistungs- und Buchungsgruppe zu. Stellen Sie weiterhin die Berechnungsgrundlage auf “Festpreis” ein, fügen Sie ihr evtl. eine Beschreibung hinzu und speichern Sie die Leistung ab, indem Sie die “Speichern”-Schaltfläche betätigen.

Konfiguration

Nachdem die Leistung angelegt wurde, können Sie nun das RMA-Modul aktivieren. Gehen Sie dazu ins Einrichtungsmodul und wählen Sie im Menü “Verwaltung” den Menüpunkt “Konfiguration”. Klicken Sie nun auf der unteren Leiste des geöffneten Fensters auf “Suchen” und tippen sie “RMA-Modul” ein. Auf der rechten Seite sollte die Konfiguration des RMA-Moduls erscheinen. Klicken Sie dort bei “Modul für die Abwicklung von RMA-Prozessen …” auf “aktivieren”. Als “RMA-Typ” wählen Sie bitte “Reparatur”. Zuletzt müssen Sie noch die anfangs angelegte Leistung als Standard festlegen. Benutzen Sie dazu den Picker neben “Standard Reparatur-Leistung”. Speichern Sie nun die geänderte Konfiguration ab, indem Sie rechts unten die “Speichern”-Schaltfläche betätigen.

Wenn Sie die automatische RMA-Nummer-Generierung benutzen wollen, gehen Sie bitte in das Administrationsmodul und klicken Sie den Dialog “Nummerngenerierung” im Menü “Verwaltung” an. Sie sehen nun im ersten Reiter “Belegnummern Verkauf” am unteren Ende den Punkt “RMA-Nummer”. Dort können Sie Regeln festlegen, wie die automatische Nummer gebildet werden soll. Evtl. müssen Sie hierzu den Dialog erst in den “Bearbeiten”-Modus (Schaltfläche “Bearbeiten”) schalten. Nachdem sie die Regeln festgelegt haben, betätigen Sie die “Speichern”-Schaltfläche um ihre Eingaben zu sichern.

Textbausteine

Als nächsten Schritt sollten Sie nun einige Textbausteine für den Briefverkehr einer Reparatur anlegen. Hierfür gehen Sie ins Menü “Stammdaten” – > “Textbausteine” und betätigen Sie die “Neu”-Schaltfläche. Wechseln Sie im folgenden Dialog zuerst auf den Reiter “Vorgänge” und setzen Sie dort den Haken vor “RMA-Vorgänge”. Gehen Sie anschließend zurück zum Reiter “Textbaustein” und wählen Sie bei “Zuordnung” eine der im Folgenden erläuterten Optionen:

ZuordnungBeschreibung
Reparatur-Gerät erhaltenDokumente an den Kunden, um ihn darüber zu informieren, dass man das zu reparierende Gerät erhalten hat
Rücknahme-Gerät erhaltenDiese Option wird für die Reparatur nicht genutzt
Versand WerkstattDokumente an die Werkstatt, die den Versand betreffen
Kunde benachrichtigtDokumente an den Kunden, um ihn über die Fehleranalyse und ggf. den Kostenvoranschlag der Werkstatt zu informieren
KundenreaktionDokumente an den Kunden, die jedoch an Ihre Firma addressiert sind, damit der Kunde sie ausgefüllt zurücksenden kann
WerkstattanweisungDokumente an die Werkstatt, um dieser bsw. mitzuteilen, dass das Gerät repariert werden soll
AbholbenachrichtigungDokumente an den Kunden, um ihn darüber zu informieren, dass das reparierte Gerät abholbereit ist

Nachdem Sie die Zuordnung bestimmt haben, vergeben Sie dem Textbaustein eine treffende Kurzbezeichnung (im Feld “Kurzbez.”). Optional können Sie auch noch eine Bemerkung hinzufügen. Am unteren Ende des Dialogs befindet sich das Feld “Textbaustein”, in dem Sie das eigentliche Dokument recht frei gestalten können. Beachten Sie, dass die erste Zeile als Überschrift gedacht ist und im späteren Brief größer und fett gedruckt erscheint. Adresse, Ort und Datum werden automatisch oberhalb des hier verfassten Textes eingefügt.
Weiterhin stehen Ihnen für den Text eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung, die weiter unten aufgelistet werden. Diese Platzhalter haben die Form “<‘Name des Platzhalters’>” und werden später durch das Programm mit den Werten des jeweiligen Reparaturvorgangs gefüllt. Schreiben Sie bsw. “<salutation>”, so wird dieser Platzhalter durch die Anrede (engl.: salutation) also “Sehr geehrte Damen und Herren,” ersetzt.

PlatzhalterErsetzung
<reference>Eigene Referenz des jeweiligen RMA-Vorgangs
<reference2>Fremdreferenz des Kunden
<reference3>Fremdreferenz der Werkstatt
<date>Datum des RMA-Vorgangs
<senddate>Datum des Versands an Werkstatt
<salutation>Anrede ("Sehr geehrte Damen und Herren,", etc.)
<device>Name des Geräts
<serialnumber>Seriennummer des Geräts
<accessories>Zubehör des Geräts
<condition>Zustand des Geräts
<faultdescription>Fehlerbeschreibung des Geräts
<repairestimatedcosts> Betrag des Kostenvoranschlags
<repaircosts>Reparaturkosten
<deposit>Betrag der Anzahlung
<repairworkings>Arbeiten die am Gerät durchgeführt wurden
<repairhint>Hinweis der Werkstatt
<repairtype>Reparaturart (Kostenpflichtig, Garantie, etc.)

Desweiteren gibt es noch eine Sonderform dieser Platzhalter. Wenn Sie erreichen wollen, dass ein Text nur angezeigt wird, wenn ein Wert gesetzt ist, schreiben Sie “<‘Name des Platzhalters’:when>Hier Ihr Text<‘Name des Platzhalters’:end>”. Also z.B.: “<serialnumber:when>Die Seriennnummer des Geräts lautet: <serialnumber><serialnumber:end>”. Dieser Satz erscheint dann nur auf dem Dokument, wenn eine Seriennummer eingegeben wurde. Sie können auch festlegen, dass ein Text nur dann erscheint, wenn ein Wert nicht gesetzt ist. Beispiel: “<norepair:when>Keine Reparatur<norepair:else>Reparatur<norepair:end>. Wenn keine Reparatur (<norepair>) durchgeführt wurde, erscheint “Keine Reparatur”, wenn eine Reparatur durchgeführt wurde erscheint “Reparatur”.
Dieses ‘when-end’ Konstrukt können Sie auf alle Platzhalter anwenden. Außerdem gibt es für die Reparaturart noch folgende Platzhalter:

AnSyS GmbH

Die AnSyS GmbH ist
ein Hersteller von innovativen
Software-Lösungen für
Handel und Gewerbe

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