Serviceverträge verwalten

Als Dienstleistungsunternehmen können Sie mit AnSyS SalesData Universal auch Ihre Serviceverträge abrechnen.

Im Zuge der turnusmäßigen, zyklischen Abrechnung von Serviceverträgen erzeugt AnSyS SalesData aus den Daten der Serviceverträge Aufträge, aus denen jeweils ein Lieferschein und eine Rechnung automatisch erzeugt werden. Deren weitere Behandlung inklusive Rechnungsdruck und Mahnwesen ist mit der Behandlung aller anderen Aufträge identisch.

Neue Serviceverträge können erstellt werden, indem Sie den Menüpunkt „Servicevertrag neu“ anklicken oder indem Sie in der Verwaltung der Serviceverträge auf die Schaltfläche [Neu] klicken.

Für die Bearbeitung von Serviceverträgen wird der folgende Dialog angezeigt, der dem Dialog für die Auftragsbearbeitung sehr ähnlich ist:

Die Daten der Serviceverträge werden in drei Karteikarten erfasst. Die Karteikarte „Adresse“ erfasst die Kopfdaten des Vertrags. Zusätzlich zu den bereits von der Auftragsbearbeitung bekannten Feldern enthalten die Kopfdaten die Festlegung der Rechnungsperiode, die aus den als Stammdaten definierten Rechnungsperioden ausgewählt werden muss.

Auf der Karteikarte „Versand/Rechnung“ können auch hier ab­weichende Adressangaben für den Leistungsempfänger und den Rech­nungs­empfänger gemacht sowie Kreditkartendaten angegeben werden.

Die Karteikarte „Vertragspositionen“ erfasst den Umfang des Vertrags in Listenform.

Bei der Auswahl des Kunden ist, wie bei der Auftragserfassung auch, zu beachten, dass AnSyS SalesData nur dann Sonderpreise und Rabatte bestimmter Kunden und Kundengruppen korrekt berücksichtigen kann, wenn die Auswahl des Kunden vor der Eingabe der Vertragspositionen erfolgt. Sind alle Kopfdaten auf den beiden Karteikarten „Adresse“ und „Versand/Rechnung“ erfasst, wird auf die Karteikarte „Vertragspositionen“ gewechselt.

Das folgendes Bild erscheint:

Bei den Vertragspositionen kann es sich um Dienstleistungs-, Artikel-, Versandkosten oder Textpositionen handeln. Da den Dienstleistungs­positionen in Verbindung mit den Serviceverträgen die größte Bedeutung zukommt, ist es zwingend erforderlich, dass neben dem eingangs genannten Konfigurationsschlüssel auch der Konfigurations­schlüssel ENABLE_MODULE_SERVICES aktiviert ist, damit Dienstleistungen generell mit AnSyS SalesData abgerechnet werden können.

Die Funktion der Schaltflächen am rechten Rand der Positionsliste sowie die grundsätzliche Funktion dieses Steuerelements wurde im Einführungskapitel ->AnSyS SalesData dieses Handbuchkapitels beschrieben und sollte bei Fragen dort nachgelesen werden.

Durch Anklicken der obersten Schaltfläche am äußersten rechten Rand des Bildes kann eine Position hinzugefügt werden. Alternativ kann auch eine der Tastenkombinationen Strg-1 bis Strg-4 verwendet werden.

Je nach Art der Position können verschiedene Angaben gemacht werden.

Dienstleistungspositionen benötigen die Auswahl der beauftragten Dienstleistung aus den Leistungsstammdaten, wobei Nummern, Bezeichnungen und Preise bereits übernommen werden und erforderlichenfalls nur noch geändert werden müssen.

Artikelpositionen, soweit sie denn überhaupt in Serviceverträgen benötigt werden, verhalten sich ebenso.

Für die Auswahl werden in beiden Fällen die aus allen anderen Vorgangsdokumenten bekannten Picker mit ihren umfassenden Suchmöglichkeiten verwendet.

Textpositionen bestehen im wesentlichen aus der Texteingabe, wobei dafür auch ein vordefinierter Textbaustein ausgewählt werden kann.

Wenn ein Servicevertrag Artikel enthalten kann (die dann turnusmäßig geliefert werden müssten), ist es auch denkbar, dass bei jeder Lieferung Versandkosten anfallen. Versandkostenpositionen ermöglichen die Eingabe von jeweils drei Versandkostenarten. Die Voreinstellungen der drei Kostenarten sind über den Konfigurationsschlüssel STDACC_OUTGOING_SHIP systemweit festgelegt.

Auf der Karteikarte „Abrechnungen“ haben Sie generell keine Eingaben zu machen. Die dort enthaltene Tabelle dient der Übersicht. Sie sehen in der Tabelle eine Liste der Aufträge aller im Zusammenhang mit dem ausgewählten Servicevertrag erfolgten Abrechnungen.

Das nächste Bild zeigt die Karteikarte „Abrechnungen“ eines Servicevertrags mit zwei verknüpften Monatsabrechnungen.

Die einzelnen Dokumente der Liste können entweder durch Doppelklick in der Tabelle oder durch einfaches Anklicken in der Tabelle und an­schließendes Anklicken der Schaltfläche links neben der Tabelle geöffnet werden.

Haben Sie alle Daten des Servicevertrags eingegeben oder verändert und sollen diese im System gespeichert werden, dann klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-E. Damit werden alle Daten wie angezeigt zu dem Servicevertrag gespeichert.

Serviceverträge abrechnen

Zum Abrechnen von Serviceverträgen verwenden Sie den Menüpunkt „Verträge abrechnen“ des Menüs „Verträge“.

Der Benutzerdialog dieser Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Verträge einer auswählbaren Abrechnungsperiode, auf Wunsch auch nur die Verträge eines bestimmten Kunden abzurechnen. Dabei kann ein beliebiges Abrechnungsdatum eingesetzt werden. AnSyS SalesData verhindert dabei selbständig, dass
innerhalb eines Abrechnungszeitraums ein Vertrag mehrfach abgerechnet wird, indem nur dann eine Abrechnung erstellt wird, wenn diese nicht bereits vorhanden ist.

Wenn die Abrechnung gestartet wurde, erstellt AnSyS SalesData für jeden abzurechnenden Vertrag einen Auftrag mit Lieferschein und Rechnung. Die Rechnung wird jedoch nur vorbereitet, nicht gedruckt.

Um alle vorbereiteten Rechnungen anzuzeigen und zu drucken, nutzen Sie die Funktion „Vorbereitete Rechnungen drucken“ aus dem Menü „Verkauf“.

Wenn keine weiteren Auswahlkriterien gesetzt werden, erhalten Sie eine Liste aller noch nicht gedruckten Rechnungen im System, egal, ob Sie über einen Servicevertrag oder einen normalen Auftrag entstanden sind.

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Die AnSyS GmbH ist
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