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Entscheiden Sie sich mit DHL zusammenzuarbeiten und Ihre Kundenbestellungen per DHL versenden zu lassen, bieten wir hierfür eigens eine Schnittstelle für die DHL-Anbindung an. Von DHL bekommen Sie eine Software zur Verfügung gestellt (z.B. EasyLog V63), die Sie bei sich installieren müssen. Diese Installation wird in der Regel durch einen Mitarbeiter von DHL durchgeführt. So können Sie sich gleich die Funktionalitäten von EasyLog, die für Sie zum arbeiten wichtig sind, zeigen und erklären lassen. Hier werden Ihnen auch wichtige Daten mitgeteilt, die benötigt werden für die Einstellungen in unserer Konfiguration für die Kommunikation mit der Schnittstelle.

Hinweis:

Sie sollten zuvor immer eine Datensicherung erstellen, bevor Sie tiefgreifende Einstellungen in der Konfiguration vornehmen. Somit sind Sie immer auf der sicheren Seite. So können Sie immer wieder den Ausgangszustand herstellen und beugen einen etwaigen Datenverlust vor, der unter Umständen durch eine falsche Konfiguration entstehen könnte!

Folgend die Beschreibung, welche Einstellungen bei uns vorgenommen werden müssen.

DHL EasyLog aktivieren

Dazu wählen Sie zuerst das Modul ‘AnSyS Einrichtung’ aus. Anschließend navigieren Sie im Menü auf ‘Verwaltung’. In der Ihnen angebotenen Auswahlliste, wählen Sie ‘Konfiguration’ aus.

Auf der linken Seite sehen Sie nun die Ordnerstruktur in der Konfiguration. Hier werden die unterschiedlichsten Einstellungen unserer Software für eine individuelle Anpassung vorgenommen. Einstellungen sollten Sie nur vornehmen und verändern, wenn Sie von uns dazu aufgefordert bzw. angeleitet werden. Nun begeben Sie sich zu dem Ordner ‘Logistik’. Nach dem aufklappen des Hauptordners, werden noch einige Unterordner sichtbar. Dort klicken Sie den Unterordner ‘DHL/Easy-Log’ an. Jetzt werden auf der rechten Seite die Einstellungsmöglichkeiten sichtbar, die man hier vornehmen kann.

Zu aller erst muss dass ‘DHL/Easy-Log’ im Programm aktiviert werden. Markieren Sie einfach die entsprechende Position, wie es in der unteren Abbildung gezeigt wird.

Einstellungen in der Konfiguration vornehmen

Als nächstes tragen Sie die ‘Absenderangaben’, ‘Mandantenangaben’ und die ‘Teilnahmen’ ein. Diese Informationen sollten Ihnen von DHL vorliegen.

Nachdem diese ersten Einstellungen eingetragen sind, sollten Sie nun die Dienste, Produkte, Services etc. aktivieren, die Sie benutzen möchten. Dazu scrollen Sie einfach die einzelnen Punkte bis nach unten durch und setzen die Häkchen in den entsprechenden Kästchen.

Wenn Sie hiermit fertig sind, müssen Sie nur noch ein Verzeichnis hinterlegen, für das sogenannte „Polling“.
Die Polling-Funktion ermöglicht es Ihnen, die Versanddaten aus unserem AnSyS.ERP V3 in Easylog zu übernehmen und diese Sendungsdaten zu verarbeiten.
In der Regel sind das die Daten, die im Lieferschein vorhanden sind und verarbeitet werden. Diese Daten werden in einer Excel-Tabelle von EasyLog in einem Verzeichnis gespeichert, das Sie vorgeben. Wird dann zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Abschluss durchgeführt, entsteht eine neue Datei von EasyLog. Hier ist dann die inzwischen übermittelte Trackingnummer von DHL enthalten.
Aus dieser Datei wird mit einer extra ‘Einlesefunktion’ von uns die Trackingnummer später ausgelesen und in den Lieferschein automatisch eingelesen. Nun aber zuerst die Verzeichniseinstellung. Die Pfadangabe in der Abbildung 5 ist ein Beispiel und kann bei Ihnen ganz anders definiert sein.

Am Ende speichern Sie alle Ihre Einstellungen mit dem ‘Speicher’-Button rechts unten.

Polling-Konfiguration

Als nächstes müssen Sie jetzt die EasyLog-Pollingeinstellungen vornehmen. Dazu gibt es ein Handbuch von DHL, indem dies detailliert beschrieben wird.
Auf einige Dinge möchten wir da besonders hinweisen, da es sonst zu Fehlermeldungen später kommt. Wo Sie die Pollingeinstellungen vornehmen, sehen Sie in dem unten abgebildeten Dialog (Abbildung 7).
Zuerst tragen Sie eine Bezeichnung ein. Dann wählen Sie die Datenquelle aus, wie in der Abbildung 7 zu sehen ist. Nun hinterlegen Sie den Pfad, wo die Pollingdatei abgelegt wird, vergessen Sie dabei auch nicht das Tabellenblatt auszuwählen.
Jetzt dürfen Sie nicht das Häkchen vergessen bei ‘Platzhalter (Counter) benutzen’. Somit können Sie die Einstellungen wieder bearbeiten, falls was nachgebessert werden muss.
Zudem ist notwendig, das Sie auch über die Schaltfläche ‘Optionen’ wichtige Einstellungen durchführen. Diese sehen Sie in der Abbildung 8. Im Anschluss diese Eintragungen speichern. Der Dialog schließt sich nun wieder.

Jetzt ist es erforderlich, dass noch die ‘Quelldatenfelder’ einem ‘Zielfeld’ zugewiesen werden. Die Quelldatenfelder sehen Sie alle auf der rechten Seite.
Mit dem “Drag and Drop”-Prinzip können Sie mit der Maus die Quelldatenfelder den entsprechenden Zielfeldern zuordnen. Klicken Sie dazu mit der Maus auf ein Feld aus dem Bereich ‘Quelldatenfelder’ und lassen die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Cursor auf das entsprechende Feld in ‘Zuweisung der Felder’ und geben Sie die Maustaste wieder frei. Der Name des Quelldatenfeldes erscheint im gewählten Feld und ist damit diesem Feld zugewiesen. Das machen Sie mit allen Feldern, bis alle zugewiesen sind.

Hinweis:
Was hier sehr wichtig ist, ist die Zuordnung des Quelldatenfeldes ‘ERP_ID’ in das Feld ‘Abs. Bemerkung’. Die ‘ERP_ID’ muss genau in diesem Feld abgelegt werden. Werden nämlich die Versandaufträge an DHL übermittelt, bekommt jeder Versandauftrag eine Trackingnummer. Diese ‘ERP_ID’ sorgt dafür später, das die erhaltene Trackingnummer dem Lieferschein wieder zugeordnet und somit in den Lieferschein eingelesen werden kann.

Wenn alle Quelldatenfelder zugeordnet sind, haben Sie in etwa die gleichen Einstellungen, wie in den folgenden drei Abbildungen

Nachdem alle Quelldatenfelder zugewiesen sind, ist das ganze noch zu speichern mit dem ‘Speicher’-Button.
Im Prinzip sind das die Einstellungen, die vorgenommen werden müssen, damit die Daten korrekt verarbeitet werden.

Versandkostenart und Versandart für DHL anlegen

Sollten Sie mit mehreren Logistikern zusammenarbeiten, ist es notwendig, dass Sie auch die entsprechenden Versandarten anlegen. Diese sind in den Belegen später auswählbar. Das zeigen wir Ihnen in den nächsten Schritten. Zuerst legt man die ‘Versandkostenarten’ an.
Dazu wechseln Sie in das Modul ‘AnSyS Einrichtung’. Im angezeigten Menü wählen Sie ‘Factura’ und in der Auswahlliste ‘Versandkostenarten’.

Danach zeigt sich folgender Dialog.

Über den Button ‘Neu’ legen Sie nun eine neue Versandkostenart an. In dem erscheinenden Dialog, geben Sie der Versandkostenart eine Benennung. Sie wählen noch die richtige Buchungsgruppe (wichtig für die FiBu) und speichern die neu angelegte Versandkostenart mit der ‘Speichern’ – Schaltfläche ab.

Jetzt legen Sie die Versandarten an. Sie bleiben im gleichen Modul, wählen im Menü wieder ‘Factura’ und in der Auswahlliste diesmal ‘Versandarten’.

Auch hier klicken Sie wieder in dem sich öffnenden Dialog auf die Schaltfläche ‘Neu’.

Die Einträge die Sie hier sehen, können natürlich anders benannt werden. Es soll auch nur als Beispiel dienen, damit Sie sehen, wo Sie was auszufüllen haben.

Wichtig ist an dieser Stelle auf jeden Fall, dass Sie die Versand-Schnittstelle ‘DHL EasyLog’ auswählen. Jetzt können Sie noch bei den Kostenarten die ‘Versandkostenart’ hinterlegen, die Sie zuvor neu angelegt haben (siehe Abbildung 13 – 15)

Versandauftrag erstellen/Pollingdatei

Mittlerweile kann man überprüfen, ob die ganzen Einstellungen, die bisher im System vorgenommen wurden, im Versandauftrag auch erscheinen und auswählbar sind. Dazu öffnen Sie einfach einen vorbereiteten Lieferschein und öffnen diesen. Unten sehen Sie nun einen Button mit der Bezeichnung ‘Versandauftrag’.

Hierauf klicken Sie nun. Dann zeigt sich folgender Dialog.

Hier sehen Sie nun die Teilnahme, Verfahren und das Produkt von DHL. Zudem sind hier die Angaben vom Sendungsempfänger, Warenwert, Gewicht und Kommunikationsdaten eingetragen. Sie können die Daten nun überprüfen und wenn notwendig auch abändern bzw. ergänzende Eintragungen vornehmen.
Wenn Sie jetzt mit dem ‘OK’ – Button die Eintragungen speichern, wird eine Polling-Datei erstellt und in dem Verzeichnis abgelegt, das in der Konfiguration angegeben ist (Abbildung 5).
In diesem Verzeichnis finden Sie alle Pollingdateien, die entstehen, wenn Sie einen Versandauftrag erstellen und diesen bestätigen. Für jeden Versandauftrag entsteht eine eigene Pollingdatei.

Hier sehen Sie nun wieder die Quelldatenfelder, die Sie den Zielfeldern zugeordnet haben. Da wo Daten vorhanden waren, sollten diese nun in den entsprechenden Spalten eingetragen sein. Wichtig sei an dieser Stelle noch einmal zu erwähnen, das auf jeden Fall in der Spalte ‘ERP_ID’ ein Eintrag vorhanden sein muss. Dieser Eintrag ist essentiell, für das spätere Einlesen der Trackingnummer.
Wenn Sie nun täglich zu einer bestimmten Uhrzeit die Pollingdateien mit dem EaysyLog verarbeiten, entsteht wiederum eine ganz neue Datei, die in einem Verzeichnis auf Ihrem Server/Rechner gespeichert wird. Die Pollingdateien werden nach dem verarbeiten alle gelöscht. In dieser neuen Datei ist nun auch die Trackingnummer enthalten. Und diese neu entstandene Datei wird von uns verwendet, um die Trackingnummer in den Lieferschein einzulesen. Anhand der ‘ERP_ID’ erfolgt die richtige Zuordnung zu dem jeweiligen Lieferschein.

Folgend zeigen wir Ihnen noch, in welchem Menü Sie diesen Vorgang anstoßen, damit die Trackingnummern den Lieferscheinen zugeordnet werden.
Dazu wechseln Sie jetzt in das Modul ‘AnSyS FACTURA’ und wählen im Menü das ‘Lager’ aus. In der Ihnen dargebotenen Auswahlliste, finden Sie die Option ‘EasyLog-Dateien automatisch einlesen’. Diesen Eintrag bestätigen Sie.

Danach stehen Sie im folgendem Dialog.

Hier wählen Sie nun das Verzeichnis aus, wo die neu entstandene Datei gespeichert wurde nach dem verarbeiten der Pollingdateien. Eventuell müssen Sie hier Ihren verantwortlichen Systemadministrator fragen, wo diese Verzeichnis denn auf Ihrem Rechner bzw. Netzwerk genau ist. Hiernach klicken Sie auf den ‘Start’ – Button und der Einlesevorgang startet. Jetzt werden die Trackingnummern in den Lieferscheinen eingetragen.
Nach diesem Vorgang können Sie überprüfen, ob nun tatsächlich die Trackingnummern in den Lieferscheinen eingetragen worden sind.

Sie öffnen nunmehr einen Lieferschein, wo Sie Wissen, das auch ein Versandauftrag erstellt wurde. Hier sollten Sie nun die eingetragene Trackingnummer vorfinden.

Somit können Sie Ihren Kunden auf telefonische Nachfrage die Trackingnummer mitteilen für die Sendungsverfolgung bei DHL, falls Ihr Kunden diese nicht schon übermittelt bekommen haben.

AnSyS GmbH

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