Dokumentmanagement

Wenngleich viele Anwender lieber in Ordnern blättern als auf Bildschirmseiten, ist ein papiergebundenes Archiv im Unterschied zu der von uns geschaffenen Softwarelösung ein großer Kostenfaktor. Zum Einen beansprucht das für den zuständigen Zugriff in Regalen und Ordnern abgelegte Papier mehr Raum, als die Einlagerung von Originalen in Archivkartons. Den größten Kostenfaktor stellt allerdings die hohe Zugriffszeit und die dabei verschwendete, bezahlte Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter dar.

Das neue Modul für die Dokumentenarchivierung ermöglicht es, elektronische Dokumente (z. B. Scans, Faxe, Briefe aus der Textverarbeitung, Tabellen, Fotos, technische Zeichnungen, Quittungen) in einem zentralen Archiv abzulegen und automatisch den jeweiligen Daten des ERP-Systems zuzuordnen. Die Dokumente selbst können zeitsparend vom Stapel gescannt werden. Sie werden beim Scannen durch aufgedruckte oder aufgeklebte Barcodes erkannt.

Die Wiederauffindung des Originals, falls überhaupt notwendig, ist über eine Archivierungsnummer möglich.

Die Dokumentenverwaltung wird für Anwender von AnSyS.B4C als Zusatzmodul pro Standort lizenziert.

Bevor Sie mit der Dokumentenarchivierung starten können, müssen noch die Archivierungsregeln, Dokumentenkategorien sowie Definition für die Originalablage hinterlegt werden.

Im folgenden wird auf die Einzelschritte genauer eingegangen und ihre Beziehung zueinander verdeutlicht.