Auch dieser Dialog bzw. Menüpunkt ist auch im Verkauf erläutert worden. Diesen Artikel dazu finden Sie hier.

Sie können aus der Gutschriftenverwaltung heraus Eingangsgutschriften neu erzeugen, öffnen und suchen.

Der beste Weg, eine Eingangsgutschrift zu erzeugen jedoch besteht darin, die zugehörige Eingangsrechnung zu öffnen und die Gutschrift im Vorgangsdialog über den Menüpunkt „Gutschrift“ des Menüs „Aktionen“ zu erzeugen. Dabei werden automatisch alle Positionen aus der Eingangsrechnung in die Eingangsgutschrift übernommen und können dann bearbeitet werden, so dass die Gutschriftenpositionen bei späteren Auswertungen auf Positionsebene der Lieferantenbestellung zuordnungsbar sind.

Wenn eine Eingangsgutschrift nicht aus der Eingangsrechnung heraus sondern mit Hilfe der Schaltfläche [Neu] über die Gutschriftenverwaltung erstellt wird, kann sie allenfalls nur noch grob einem oder mehreren Lieferantenbestellungen zugeordnet werden.

Für die Bearbeitung von Gutschriften wird der folgende Dialog angezeigt:

Gutschriften werden in drei Karteikarten erfasst. Die Karteikarte „Adresse“ beinhaltet die Kopfdaten der Gutschrift wie die Lieferanten­adresse. Üblicherweise wird hier die gleiche Adresse verwendet wie die Lieferantenadresse auf der zugehörigen Rechnung.

Die Karteikarte „Gutschriftspositionen“ enthält die Positionen der Gutschrift in Listenform.

Wenn die Gutschriftsdaten durch Übernahme aus der Eingangsrechnung automatisch belegt werden, müssen die Kopf- und Positionsdaten nur noch überprüft und allenfalls angepasst werden.

Sind alle Kopfdaten auf der Karteikarte „Adresse“ als korrekt verifiziert, kann auf die Karteikarte „Gutschriftspositionen“ gewechselt werden.

Folgendes Bild erscheint:

Bei den Gutschriftspositionen kann es sich um Artikel-, Leistungs-, Text- oder Text-mit-Wert- handeln.

Die Funktion der Schaltflächen am rechten Rand der Positionsliste sowie die grundsätzliche Funktion dieses Steuerelements wurde im Eingangskapitel ->AnSyS.B4C des Stammdaten-Handbuchs beschrieben.

Durch Anklicken der obersten Schaltfläche am äußersten rechten Rand des Bildes kann eine Position neu angelegt werden. Alternativ kann durch Betätigen der Tastenkombinationen Strg-1 bis Strg-5 eine neue Position angelegt werden.

Je nach Art der Position können verschiedene Angaben gemacht werden. Artikel- und Leistungspositionen werden 1:1 mit den gelieferten Mengen aus der Lieferantenbestellung übernommen, können aber auch manuell eingegeben werden. Bei den Artikelpositionen ist zu beachten, dass die gutgeschriebene Menge nicht automatisch mit der Warenrücknahmemenge identisch sein muss.

Auftragszuordnungspositionen enthalten nur die Vorgangsnummer des zugeordneten Auftrags, welche mit Hilfe eines Vorgangspickers komfortabel gesucht werden kann. Sie können auf diese Weise Gutschriften erstellen, die sich auf mehrere Aufträge beziehen. In Auswertungen werden alle Gutschriftspositionen, die unter einer Auftragszuordnung stehen, dem dort angegebenen Auftrag automatisch zugeordnet.

Im Fuß der Karteikarte „Gutschriftspositionen“ werden die Positionsanzahl, Gewichte und Gesamtpreise summiert.

Haben Sie alle Daten der Gutschrift eingegeben oder verändert und sollen diese im System gespeichert werden, dann klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-E. Damit werden alle Daten wie angezeigt zu der Gutschrift gespeichert und in der Lieferantenbestellung wird eine Dokumentenverknüpfung zu dieser Gutschrift erzeugt.

Gutschriften müssen wie Rechnungen buchhaltungstechnisch berücksichtigt werden. Deshalb wird bei der Erstellung von Gutschriften bereits der Buchhaltungsexport bzw. die Unterstützung der manuellen Buchhaltung vorbereitet.

Gutschriften müssen ebenso wie Rechnung dazu auf Positionsebene vorkontiert sein, für jede Gutschriftsposition muss also ein Buchhaltungskonto vorgegeben sein. Wenn die Konfigurationseinstellungen der Standardkonten für den Einkauf von Artikeln und Dienstleistungen korrekt vorbelegt sind, können Sie sich auf die Standardvorgaben verlassen.