Bevor die Mehrwertsteuer-Umstellung stattfindet, muss ein Prüflauf der Steuerschlüssel gestartet werden. Diesen Prüflauf finden Sie unter „Listen und Auswertungen“ BUCHUNGSPRÜFUNG ERP-BELEGE. Setzen Sie dort das Häkchen bei 'Daten berichtigen' und klicken Sie anschließend auf 'Ausführen'. Dies kann einige Minuten dauern. Im Anschluss sehen Sie, wo überall eine Berichtigung stattgefunden hat.

Prüfen Sie bitte im Vorfeld auch, ob das Wirtschaftsjahr 2010 angelegt wurde. Angelegt ist dies im Menü „Verwaltung“ WIRTSCHAFTSJAHRE. Ist noch kein aktuelles Wirtschaftsjahr angelegt, holen Sie dies bitte nach. In diesem Zuge können Sie auch gleich das Wirtschaftsjahr 2011 anlegen. Bei vorhandenen Steuersätzen werden die neuen DATEV-Steuerschlüssel hinterlegt.

Folgende Umstellungen müssen Sie dazu vornehmen:

Im Menü „Stammdaten“ STEUERSCHLÜSSEL werden die neuen Steuersätze mit Steuerkonto und den jeweiligen DATEV-Steuerschlüsseln angelegt. Es dürfen keine bereits bestehenden Steuerschlüssel umbenannt werden. Am einfachsten dürfte es für Sie sein, wenn Sie einen Zeileneintrag auswählen und kopieren. Nach dem Kopieren ändern Sie die Inhalte entsprechend ab. Sie können auch den Button 'Neu' benutzen und die leeren Felder ausfüllen. Achten Sie darauf, daß das Häkchen bei 'Aktiv' gesetzt ist.

Sie speichern nun den neu angelegten Steuerschlüssel. Wenn Sie nochmal auf 'Suchen' gehen, sollten die neuen Steuerschlüssel jetzt auch erscheinen.

Bei den alten Steuerschlüsseln nehmen Sie jetzt das Häkchen bei 'Aktiv' weg.

Im Menü „Basisstammdaten“ ENTHALTENE MEHRWERTSTEUER werden die angelegten Einträge für „inkl. volle MwSt 7,6%“ und „zzgl. volle MwSt 7,6%“ geändert. Die Benennung kann abweichend sein. Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Zeileneintrag, der abgeändert werden muss. In unserem Beispiel ist das der erste Eintrag mit „inkl. volle MwSt 7,6%“. Hier ändern Sie auf jeden Fall den Steuerschlüssel mit dem zuvor neu angelegten Steuerschlüssel „Mehrwertsteuer 8%“ und eventuell auch die Benennung – wie in unserem Beispiel.

Anschließend die Änderung speichern und mit dem nächsten Eintrag genauso verfahren. Im Normalfall sind hier nur zwei Einträge zu ändern.

Für die Umstellung müssen überall dort neue Konten angelegt werden, wo ein Automatikkonto hinterlegt ist. Diese müssen dann mit den korrekten Steuerschlüsseln und Steuerarten verknüpft werden. Ändern Sie die Konten nur ab, wirkt sich dies auf alle bestehenden Belege in Ihrem System aus, die im Wirtschaftsjahr 2010 generiert wurden. Darum müssen die Automatikkonten alle neu angelegt werden! Ein Automatikkonto erkennt man, wenn in dem jeweiligen Konto ein 'Häkchen' bei Automatikkonto gesetzt ist. Beispiel: Gehen Sie in das Menü „Stammdaten“ BUCHHALTUNGSKONTEN und lassen nach Sachkonten suchen. Mit einem Doppelklick können Sie nun jedes Konto öffnen und prüfen, ob es sich hier um ein Automatikkonto handelt. Liegt ein Automatikkonto vor, ist es am einfachsten, Sie kopieren das bisher gültige Automatikkonto und ändern es entsprechend ab.

Das Kopieren machen Sie aus der Tabellenansicht heraus. Dort finden Sie den Button für die Kopierfunktion.Bei der Kontonummernvergabe orientieren Sie sich, welche Nummer in diesem Kontonummernkreis noch frei ist. In der Regel wird die nächste freie fortlaufende Nummer verwendet.

Beispiel:

Die Kontonummer 3710 (in unserem Beispiel) ist angelegt als 'Eigenverbrauch Handelsware' mit dem alten Mehrwertsteuersatz von 7,6 %. Nach dem gerade beschriebenen Kopiervorgang müssen Sie nun die Einträge abändern, auch die Kontonummer. Die Nummer 3710 ist belegt, die Nummer 3711 ist auch belegt, als nächste freie und fortlaufende Nummer in diesem Kontonummernkreis wäre das die 3712. Diesen Eintrag nehmen Sie nun vor.

Nach den Änderungen speichern Sie nun das neu angelegte Konto. Und dies machen Sie mit allen Automatikkonten, die bei Ihnen angelegt sind.

Im Menü „Stammdaten“ BUCHUNGSGRUPPE müssen Sie auch noch Änderungen bei den Erlöskonten vornehmen. Lassen Sie sich Ihre Buchungsgruppen über den Suchdialog darstellen. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die jeweilige Position. In unserem Beispiel demonstrieren wir Ihnen das mit der Buchungsgruppe 'Dienstleistungsverkauf'.

Nachdem Sie vorher alle Automatikkonten neu angelegt haben, können Sie nun das jeweilige neue Konto auswählen und die Einträge entsprechend mit diesen neu angelegten Konten abändern. Und das machen Sie mit jedem Eintrag in der Buchungsgruppe, wo die Änderung vorgenommen werden muss. Vergessen Sie nach jeder Änderung nicht das Speichern.

Alle Leistungen, die 2010 erbracht, aber erst 2011 berechnet werden, sind automatisch mit den richtigen Steuersätzen verknüpft, wenn die Rechnungen aus dem Lieferschein erzeugt werden.

Alle Leistungen, die 2011 erbracht werden, sind ebenfalls mit den richtigen Steuersätzen verknüpft, wenn auch der Auftrag in 2011 erzeugt wurde.

Alle Lieferscheine, die in 2011 erstellt werden, deren Aufträge jedoch in 2010 angelegt wurden, werden nicht automatisch korrekt erzeugt. Es bestehen zwei Möglichkeiten zur Lösung des Problems: 1. In diesen Lieferscheinen muß der Steuerschlüssel manuell geändert werden. 2. Die noch nicht gelieferten bzw. die teilgelieferten Aufträge aus 2010 werden manuell geschlossen. Aus den Lieferrückständen werden in 2011 manuell neue Aufträge angelegt.

Hinsichtlich der Artikel müssen Sie keine Änderungen vornehmen. Allerdings können Sie prüfen, ob in den Artikelstammdaten nun der richtige Mehrwertsteuersatz hinterlegt ist. Diese Änderung haben Sie bereits automatisch vorgenommen (siehe Punkt 2 „Enthaltene Mehrwertsteuer“).

Im Menü „Stammdaten“ ARTIKEL öffnen Sie über den Ihnen bekannten Suchdialog einen Artikel. In der Karteikarte PREISE muss die Einstellung der enthaltenen Mehrwertsteuer jetzt den aktuellen Mehrwertsteuersatz enthalten.

Wenn Sie in Ihrem System auch mit Leistungen arbeiten, sind deren Stammdaten umzustellen.

Im Menü „Stammdaten“ LEISTUNGEN öffnen Sie die jeweiligen Leistungen. In der Karteikarte PREISE muss die Einstellung der enthaltenen Mehrwertsteuer geändert werden.

In unserem Beispiel zeigen wir Ihnen das mit dem Eintrag 'Leistung Allgemein'.

Vergessen Sie auch hier anschließend nicht das Speichern.

Haben Sie in 2010 Aufträge angelegt, die noch nicht geliefert wurden, müssen Sie diese manuell abschließen und neue für 2011 anlegen, damit die richtige Mehrwertsteuer ausgewiesen wird.

Aufträge schließen Sie manuell ab, indem Sie den betroffenen Auftrag öffnen, auf AKTIONEN gehen und den STATUS ÄNDERN.

Haben Sie in 2010 Aufträge angelegt, die bereits geliefert wurden, brauchen Sie diese nicht manuell abzuschließen. Die richtige Mehrwertsteuer wird ausgewiesen.