AnSyS.B4C Handbuch
Die Wiedervorlage
AnSyS.B4C verfügt über ein leistungsfähiges Wiedervorlagesystem, welches, teilweise auch in Verbindung mit der oben beschriebenen Textverarbeitungsfunktion, das Programm in die Lage versetzt, zusätzlich zur Abwicklung des Verkaufs- und Einkaufsprozesses grundlegende Funktionen eines CRM-Systems und eines internen Kommunikationssystems zu übernehmen.
Grundsätzlich kann in AnSyS.B4C jedes beliebige Stamm- und Bewegungsdatenobjekt zur Wiedervorlage vorgesehen werden. Dabei kann das Wiedervorlagedatum bestimmt werden, und die Wiedervorlage kann an andere Mitarbeiter weitergegeben werden.
Beispiele: Ein Vertriebsmitarbeiter übergibt einen Artikeldatensatz per Wiedervorlage an einen Einkaufsmitarbeiter, damit dieser den Einkaufspreis überprüft. Ein anderer Mitarbeiter übergibt sich selbst den Adressdatensatz eines Kunden, um nicht zu vergessen, diesen zu einem bestimmten Zeitpunkt anzurufen.
Wie bereits erklärt, enthält neben den Stammdatendialogen auch jeder Vorgangsdialog eine Funktion, um das Dokument in die eigene Wiedervorlage oder die Wiedervorlage eines anderen Systembenutzers aufzunehmen.
Sie finden diese Funktion entweder als Schaltfläche im Fuß des Vorgangsdialogs oder im Menü „Aktionen“.
Das Aufrufen der Wiedervorlagefunktion führt zur Anzeige des oben dargestellten Wiedervorlagedialogs. Von den Feldern dieses Dialogs müssen insbesondere die Felder „Empfänger“, „Wiedervorlagetext“ und „Erledigen bis“ sinnvoll ausgefüllt werden.
Wenn Sie als Anwender von AnSyS.B4C mit der Wiedervorlage arbeiten, können Sie per Voreinstellung das Wiedervorlagefenster bei jedem Start von AnSyS.B4C automatisch öffnen lassen. Aktivieren Sie dazu im Menü „Fenster“ das Kontrollkästchen „Wiedervorlage beim Start“.
Wenn Sie das automatische Öffnen der Wiedervorlage nicht aktivieren wollen oder wenn Sie das Wiedervorlagefenster im Verlaufe Ihrer Arbeit mit AnSyS.B4C geschlossen haben, können Sie es jederzeit über den Menüpunkt „Wiedervorlage“ im Menü „Anmeldung“ oder durch Betätigen der Taste F12 öffnen.
Das folgende Bild zeigt das Wiedervorlagefenster von AnSyS.B4C:
Im Wiedervorlagefenster werden alle Wiedervorlagen angezeigt, die Sie entweder zur Wiedervorlage für sich selbst vorgesehen haben oder die Sie einem anderen Mitarbeiter zur Wiedervorlage geschickt haben, ohne den Vorgang durch Anklicken des zugehörigen Kontrollkästchens „komplett abzugeben“.
Durch Anklicken der Schaltfläche [Einstellungen] des Wiedervorlagefensters können Sie den Vorschauzeitraum auf eine bestimmte Tageszahl ab dem aktuellen Datum einstellen bzw. einen völlig freien Vorschauzeitraum einstellen, um beispielsweise zu prüfen, welche Wiedervorlagen im Zeitraum einer geplanten Dienstreise anliegen.
Während alle bisher besprochenen Wiedervorlagen aus dem Bearbeitungsdialog eines Datensatzes oder eines Vorgangs erzeugt wurden und automatisch diesen Vorgang oder Datensatz als Anlage erhalten, können Sie in der Wiedervorlageübersicht auch Wiedervorlagen ohne Anhang erzeugen. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche [Neu] im Fuß der Wiedervorlageübersicht.
Was die farbigen Markierungen zu Prioritäten und Stati von Wiedervorlagen in der Wiedervorlageübersicht betrifft, zeigt Ihnen das Programm eine Legende an, sobald Sie die Maus auf eine der Markierungen positionieren ohne eine Maustaste zu drücken.
Die einzelnen Positionen Ihrer Wiedervorlage können Sie direkt aus der Wiedervorlageübersicht heraus bearbeiten.
Klicken Sie dazu die zu bearbeitende Wiedervorlageposition doppelt an oder markieren Sie sie durch Anklicken mit der Maus und anschließendes Klicken auf die Schaltfläche [Öffnen].
Mit Hilfe des daraufhin erscheinenden Dialogs erhalten Sie auch den Zugriff auf Datensätze und Vorgänge, die der Wiedervorlage als Anhang beigefügt wurden.
Sie finden dazu im Bearbeitungsfenster der Wiedervorlage eine entsprechend beschriftete Schaltfläche, die Sie zum Öffnen des zugehörigen Datensatzes oder Vorgangs anklicken können.
Zur Erinnerung: In der Wiedervorlageübersicht werden alle Wiedervorlagen angezeigt, deren Absender oder Empfänger mit dem Systembenutzer identisch ist, unter dem Sie sich zur Arbeit mit AnSyS.B4C eingeloggt haben.
Durch die Bearbeitung kann sich der Status des Wiedervorlageeintrags mit den folgenden Auswirkungen ändern:
Wiedervorlagen werden beim Empfänger nicht mehr in der Übersicht angezeigt, sobald ein Ergebnis eingegeben wurde.
Wiedervorlagen werden beim Absender nicht mehr angezeigt, wenn die Wiedervorlage durch Aktivieren des zugehörigen Kontrollkästchens „Wiedervorlage beenden“ beendet wurde.