Der beste Weg, eine Gutschrift zu erzeugen jedoch besteht darin, die zugehörige Rechnung (Status: gedruckt) zu öffnen und die Gutschrift im Vorgangsdialog über den Menüpunkt „Gutschrift“ des Menüs „Aktionen“ zu erzeugen. Dabei werden automatisch alle Positionen aus der Rechnung in die Gutschrift übernommen und können dann bearbeitet werden, so dass die Gutschriftenpositionen bei späteren Auswertungen auf Positionsebene dem Auftrag zuordenbar sind. Wenn eine Gutschrift nicht aus der Rechnung heraus sondern mit Hilfe der Schaltfläche [Neu] über die Gutschriftenverwaltung erstellt wird, kann sie allenfalls nur noch grob einem oder mehreren Aufträgen zugeordnet werden.

Für die Bearbeitung von Gutschriften wird der folgende Dialog angezeigt:

Gutschriften werden in drei Karteikarten erfasst. Die Karteikarte „Adresse“ beinhaltet die Kopfdaten der Gutschrift wie die Empfänger­adresse. Üblicherweise wird hier die gleiche Adresse verwendet werden wie die Rechnungsempfängeradresse auf der zugehörigen Rechnung.

Die Karteikarte „Gutschriftspositionen“ enthält die Positionen der Gutschrift in Listenform. Wenn die Gutschriftsdaten durch Übernahme aus der Rechnung automatisch belegt werden, müssen die Kopf- und Positionsdaten nur noch überprüft und allenfalls angepasst werden.

Sind alle Kopfdaten auf der Karteikarte „Adresse“ als korrekt verifiziert, kann auf die Karteikarte „Gutschriftspositionen“ gewechselt werden.

Folgendes Bild erscheint:

Bei den Gutschriftspositionen kann es sich um Artikel-, Leistungs-, Text-, Text-mit-Wert- oder Auftragszuordnungspositionen handeln.

Die Funktion der Schaltflächen am rechten Rand der Positionsliste sowie die grundsätzliche Funktion dieses Steuerelements wurde im Eingangskapitel ->AnSyS.B4C dieses Handbuchkapitels beschrieben.

Durch Anklicken der obersten Schaltfläche am äußersten rechten Rand des Bildes kann eine Position neu angelegt werden. Alternativ kann durch Betätigen der Tastenkombinationen Strg-1 bis Strg-5 eine neue Position angelegt werden.

Je nach Art der Position können verschiedene Angaben gemacht werden. Artikel- und Leistungspositionen werden 1:1 mit den gelieferten Mengen aus dem Auftrag übernommen, können aber auch manuell eingegeben werden. Bei den Artikelpositionen ist zu beachten, dass die gutgeschriebene Menge nicht automatisch mit der Warenrücknahmemenge identisch sein muss. Nur die im Feld „Rücknahmemenge“ angegebene Stückzahl wird wieder in den Lagerbestand zurückgerechnet.

Textpositionen bestehen im Wesentlichen aus der Texteingabe, wobei hier auch ein vordefinierter Textbaustein ausgewählt werden kann.

Text-mit-Wert-Positionen bestehen aus der Texteingabe und einem zugeordneten Betrag, der der Summe der Gutschrift hinzugefügt werden soll.

Auftragszuordnungspositionen enthalten nur die Vorgangsnummer des zugeordneten Auftrags, welche mit Hilfe eines Vorgangspickers komfortabel gesucht werden kann. Sie können auf diese Weise Gutschriften erstellen, die sich auf mehrere Aufträge beziehen. In Auswertungen werden alle Gutschriftspositionen, die unter einer Auftragszuordnung stehen, dem dort angegebenen Auftrag automatisch zugeordnet.

Im Fuß der Karteikarte „Gutschriftspositionen“ werden die Positionsanzahl, Gewichte und Gesamtpreise summiert.

Haben Sie alle Daten der Gutschrift eingegeben oder verändert und sollen diese im System gespeichert werden, dann klicken Sie die Schaltfläche [Speichern] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-E. Damit werden alle Daten wie angezeigt zu der Gutschrift gespeichert und im Auftrag wird eine Dokumentenverknüpfung zu dieser Gutschrift erzeugt. Wollen Sie die Gutschrift ausdrucken, dann klicken Sie die Schaltfläche [Drucken] mit der linken Maustaste an oder betätigen die Tastenkombination Strg-P.

Gutschriften müssen wie Rechnungen buchhaltungstechnisch berücksichtigt werden. Deshalb wird bei der Erstellung von Gutschriften bereits der Buchhaltungsexport bzw. die Unterstützung der manuellen Buchhaltung vorbereitet.

Gutschriften müssen ebenso wie Rechnung dazu auf Positionsebene vorkontiert sein, für jede Gutschriftsposition also ein Buchhaltungskonto vorgegeben sein. Wenn die Konfigurationsschlüssel der Standardkonten für den Verkauf von Artikeln und Dienstleistungen korrekt vorbelegt sind, können Sie sich auf die Standardvorgaben verlassen. Für diese Standardvorgaben sind die gleichen Konfigurationsschlüssel zuständig wie bei der Rechnungserstellung; die Beträge werden auf diesen Konten lediglich negativ gebucht.

In der folgenden Tabelle sind die Namen der betreffenden Konfigurationsschlüssel nochmals aufgelistet: